Que fait un gestionnaire d'événements?
Un responsable d’événement participe généralement à la planification et à la supervision d’événements tels que fêtes, réceptions et conventions. En fonction de la situation d'emploi du responsable de l'événement, il peut travailler pour le compte d'un fournisseur, tel qu'un hôtel ou un autre lieu dans lequel des événements sont souvent organisés, ou peut travailler indépendamment d'un fournisseur spécifique. Le montant des responsabilités assumées par les gestionnaires d’événements varie, mais dans de nombreux cas, ils assument la responsabilité principale de la logistique de l’événement et de la coordination de tous les fournisseurs qui contribueront à l’événement.
Si de nombreuses personnes sont en mesure de planifier des petits partis et des rencontres sociales chez elles, la coordination d'événements plus importants, en particulier lorsque plusieurs tiers fournisseurs de biens et de services interviennent, peut s'avérer un défi majeur. Un bon gestionnaire d’événements est en mesure de travailler avec un hôte ou une hôtesse pour comprendre sa vision de l’événement, évaluer le budget et les ressources déjà disponibles, puis sélectionner les fournisseurs appropriés pour l’événement. Le jour de l'événement, un responsable d'événement est généralement responsable de s'assurer que les biens et services sont livrés comme promis et que l'événement se déroule correctement.
Si un responsable d’événement travaille pour une salle de banquet, un hôtel ou un autre lieu, son rôle peut être légèrement différent de celui d’un responsable indépendant. De nombreux sites d’événement ont des règles strictes concernant l’utilisation de fournisseurs externes. Par conséquent, un planificateur d’événements situé dans un tel lieu agirait principalement comme intermédiaire entre l’individu ou l’organisation qui souhaite organiser un événement et les fournisseurs agréés ou internes de l’établissement. Le planificateur d'événements peut conseiller son client quant aux services appropriés nécessaires pour l'événement, tels que la restauration, des fleurs ou même une piste de danse et un DJ. Il veillerait également à ce que l'espace de la salle soit correctement aménagé pour l'événement et à ce que les traiteurs, les autres vendeurs et le personnel de soutien s'acquittent de leurs tâches en fonction des besoins.
Les gestionnaires d’événements indépendants, d’autre part, peuvent être davantage responsabilisés. Le responsable de l’événement peut être responsable de la localisation d’un lieu, puis de la négociation du coût de location de cet espace et de ses équipements. Si le site autorise des vendeurs tiers, tels que des traiteurs et des fleuristes, le planificateur peut également être responsable de la commande de nourriture et de décor pour la salle. Comme d’autres types de responsables d’événements, elle sera également responsable de la coordination sur place le jour de l’événement.