Jakie są koszty utrzymania?
Koszty utrzymania to koszty utrzymania związane z utrzymaniem funkcjonalności składnika aktywów. Jeśli wydatki te zostały poniesione w ramach prowadzenia działalności gospodarczej lub zarządzania wynajmowaną nieruchomością, można je odliczyć do celów podatkowych, o ile prowadzona jest staranna dokumentacja. Różnią się one od napraw i nakładów inwestycyjnych: przemalowanie ramy okna to utrzymanie; wymiana uszkodzonego okna jest naprawą; a zainstalowanie nowego okna, w którym nie było go wcześniej, jest nakładem inwestycyjnym przeznaczonym na ulepszenie nieruchomości. Rozróżnienie rodzajów wydatków jest ważne dla dokładnego prowadzenia dokumentacji finansowej.
Aktywa takie jak konstrukcje, wyposażenie i pojazdy wymagają konserwacji, aby działać poprawnie. Jest to część kosztów wykorzystywania tych aktywów do prowadzenia działalności gospodarczej; na przykład wynajmowana nieruchomość musi być utrzymywana w dobrym stanie, aby mogła być nadal wynajmowana. Podobnie jak inne ważne wydatki biznesowe, koszty utrzymania podlegają specjalnemu traktowaniu podatkowemu w uznaniu faktu, że niektóre zyski z działalności muszą zostać ponownie przeznaczone na utrzymanie, aby firma działała.
Koszty te obejmują wszystko, co utrzymuje funkcjonowanie aktywów lub eliminuje pogorszenie. Działania takie jak wymiana oleju w samochodach, malowanie domów i strojenie sprzętu, aby upewnić się, że działa prawidłowo, są przykładami kosztów utrzymania. Zajęcie się zużyciem jest również konserwacją, chyba że składnik aktywów zostanie aktywnie uszkodzony, w którym to przypadku staje się naprawą. Na przykład właściciel może wyremontować podłogi między najemcami, aby utrzymać je w dobrym stanie, używając konserwacji, aby podłogi były użyteczne. Jeśli najemca wybiłby dziury w podłodze lub przetnie deski podłogowe, będzie musiał zostać naprawiony.
Dokumentacja dotycząca kosztów utrzymania może być wykorzystana do udowodnienia ich dla celów podatkowych, gdy działają one jako odliczenie w celu ograniczenia dochodu podlegającego opodatkowaniu. Na zeznaniu podatkowym znajduje się wiersz z deklaracją wraz z innymi kosztami prowadzenia działalności. Koszt jest zwykle odejmowany od dochodu podatnika. W rzadkich przypadkach wydatki na utrzymanie mogą się liczyć jako ulga podatkowa; na przykład niektóre rządy zezwalają ludziom na liczenie wydatków związanych z wietrzeniem, aby zwiększyć efektywność energetyczną jako kredyt umożliwiający bezpośrednie obniżenie ogólnych obciążeń podatkowych.
Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę rolę kosztów utrzymania w całkowitym koszcie składnika aktywów. Myśląc na przykład o kosztach utrzymania samochodu, firma musi wziąć pod uwagę cenę zakupu, rejestrację i ubezpieczenie oraz koszty utrzymania. Można je przewidzieć przy pomocy tabel i wykresów, które omawiają koszty rutynowej konserwacji i serwisowania, których ludzie mogą oczekiwać w pojeździe, takich jak wymiana paska rozrządu i rotacja opon.