Hur utvecklar jag en IT-budget?
Att ta upp en IT-budget kan ta mer tid och tanke än andra artiklar i din finanspolitiska plan för nästa år. Medan vissa kostnader är fast måste många beräknas. Exempelvis är det enkelt att budgetera utgifter som tillgång till internet, eftersom du antagligen har en fast ränta inlåst. Reparations- och underhållskostnader måste ofta beräknas, eftersom du aldrig vet vilken utrustning som går sönder eller behöver uppgraderas. . Planera att spendera extra tid på din IT-budget, eftersom det kan hjälpa till att förhindra obehagliga överraskningar under de kommande kvartalen.
De enklaste artiklarna i din IT-budget är de fasta kostnaderna. Det här är alla artiklar som du känner till priset på och kan komma med en nästan exakt siffra på. Objekt med fast kostnad inkluderar ofta telefon-, internet- och faxtjänster. Om du har en webbplats kan du ta reda på dina avgifter för domänhosting för det kommande året. Då vill du ta reda på de dyraste artiklarna i din IT-budget. Försök avgöra om du behöver nya datorer, nätverksservrar eller annan teknikuppgradering. Se till att du inkluderar alla tekniska uppgraderingar som du förväntar dig liksom uppgraderingar av programvara. Om du måste anställa en specialist för att installera någon av de nya uppgraderingarna, inkludera tillräckliga medel för jobbet.
Underhåll och reparation är en annan viktig aspekt i IT-budgetar. Även om du inte kan förutsäga när en teknik kommer att gå sönder kan du vara säker på att det kommer att hända någon gång i dess livscykel. Var noga med att göra fel på sidan av försiktighet när det gäller underhålls- och reparationskostnader i din IT-budget. Inkludera kontanter som kommer att avsättas för att betala för delar såväl som pengar för att betala en teknikerlön vid behov. För varje post som du inkluderar i din budget ska du först titta på kostnaderna från föregående räkenskapsår för att hjälpa dig göra bättre uppskattningar.
Din IT-budget bör också innehålla löner för alla anställda som arbetar med informationsteknologi för dig. Om några anställda har förväntat sig lönehöjningar, se till att budgetera för det. Om du har en IT-avdelning kan du behöva redogöra för övertidstimmar, eftersom det kanske inte är praktiskt att utföra uppgraderingar eller andra underhållsuppgifter under normal arbetstid. Glöm inte att lägga till en kudde för nya regeringsuppdrag, till exempel extra avgifter och kostnader för sjukförsäkring.