Vad är budupphandling?
Budupphandling är ett system där företag som söker en produkt eller tjänst tillåter andra företag eller individer att lämna konkurrerande erbjudanden för att vinna rätten att tillhandahålla den begärda produkten eller tjänsten. Processen är också känd som ett "uppmaning till bud", eftersom företaget som behöver produkten eller tjänsten uppmanar leverantörerna att lämna in sitt bästa bud. Budupphandling hanteras ofta av inköpsagenten för det företag som söker en produkt eller tjänst. Denna person har befogenhet att tilldela kontrakt till leverantörer av det vinnande budet.
De flesta företag som förlitar sig på produkter eller tjänster från tredje part har en anbudsinfordran. Dessa företag inkluderar de som behöver råmaterial för att producera sin färdiga produkt, till exempel tillverkningsföretag, eller datormonterare eller återförsäljare, bland andra. Företaget som begär buden kommer också att beskriva kraven för varje bud i ett dokument som kallas en begäran om förslag (RFP). Begäran om förslag beskriver det förfarande som anbudsgivarna måste följa för att lämna in sina anbud. Detta inkluderar i allmänhet det pris som leverantören kommer att leverera en produkt eller tjänst och den tid då den kommer att levereras.
Offentliga installationer använder vanligtvis anbudsinfordringssystemet för att få flera rättvisa bud för alla produkter eller tjänster de behöver. Detta är för att säkerställa att ingen opåtriktighet äger rum vid tilldelningen av ett visst kontrakt. Till exempel har USA: s General Service Administration (GSA) flera avdelningar som driver anbudsinfordringssystemet. GSA har en webbplats som visar alla kontaktmöjligheter och tillhörande anbudsinstruktioner.
De flesta anbudsinfordringssystem kräver att vinnaren ska vara det lägsta priset. Vissa system förlitar sig dock på en kombination av variabler, såsom tidpunkt för leverans, sannolikhet för leverantörsinställning och leverantörskredit. För att lämna ett bud behöver en potentiell leverantör bara registrera sig hos det företag som begär budförslaget och förbereda sitt bud enligt kontraktets specifika regler och riktlinjer.
Den vinnande budgivaren meddelas av budupphandlingschefen och tilldelas officiellt kontraktet. Leverantören tilldelas en viss tid att leverera sin produkt eller tjänst. Om produkten eller tjänsten inte kan levereras i tid, kan kontakten förklaras ogiltig och anbudsprocessen börjar om igen. Leverantören som inte kunde leverera i tid diskvalificeras vanligtvis att lämna ytterligare bud på samma kontrakt.