Vad gör en Senior Inköpschef?
En högre inköpschef övervakar ett företags upphandlingsprocess. Han fastställer policyer och rutiner för vilka personal kan köpa varor och tjänster från auktoriserade leverantörer. Som en chef är han ansvarig för en smidig drift av företagets förvärv av de varor och tjänster som det behöver för, inklusive processplanering, anbudsinfordran, tilldelning av kontrakt och utvärdering.
Upphandling är formalisering av en organisations inköpsprocess. Istället för att tillåta personal att köpa från olika källor efter eget gottfinnande, skapar företaget en pool av auktoriserade leverantörer från vilka personal kan göra inköp. Detta gör att företaget kan förhandla fram de bästa priserna, etablera en jämn kvalitetsnivå och förhindra intressekonflikter. Vidare effektiviserar upphandlingen inköp eftersom auktoriserade leverantörer placeras i en företagsdatabas och hanteras centralt.
Företagets inköps- eller upphandlingsavdelning leds vanligtvis av en högre inköpschef som övervakar en personal av inköpsagenter eller chefer. Denna chef är ansvarig för att fastställa företagets inköpspolicy och rutiner, som vanligtvis kodifieras i en företagsmanual. Han förväntas hålla sig à jour med bästa praxis inom upphandlingsområdet och implementera dessa standarder inom företagets inköpssystem. Den högre inköpschefen hanterar ofta utbildningen av anställda vid inköpsavdelningen och utbildningen av ordinarie personal i korrekt inköpsförfarande.
Funktionellt ansvarar den höga inköpschefen och hans personal för att utveckla leveranskällor som svar på affärsbehov. Han måste inrätta ett system för att identifiera företagets inköpsbehov fortlöpande och sedan undersöka leverantörer som kan tillgodose dessa behov. Processen för att identifiera nya inköpskällor fortsätter även efter att en leverantör har valts. Det finns också möjlighet att en ny leverantör kan erbjuda ett bättre pris eller högre kvalitetsvaror, så den högre inköpschefen måste förbli bekant med de senaste alternativen.
Äldre inköpschefer övervakar också hela upphandlingsflödet. Detta inkluderar inköpsplanering, vilket gör informationen om företagets köpbehov tillgängliga för leverantörerna för att bjuda och tilldela kontrakt. Den högsta chefen kommer troligtvis att vara personligt involverad i förhandlingarna för att stelna avtalsvillkoren och se till att företaget får bästa möjliga pris.
I slutändan tenderar inköpschefer på seniornivå att vara involverade i utvärderingen av leverantörer när kontraktet har tilldelats. Den högre inköpschefen ser till att godkända leverantörer följer de kostnadsbestämmelser, leveransschema och kvalitetsstandarder som anges i kontraktet. Han övervakar personalens tillfredsställelse med godkända leverantörer och utvecklar ett betygssystem så det finns en kvantitativ mekanism för att utvärdera prestanda när en leverantörs kontrakt kommer upp för förnyelse.