Jaké jsou různé typy veřejných záznamů?

Veřejné záznamy jsou ty záznamy, které jsou k dispozici pro veřejnou kontrolu. Tyto záznamy jsou často nabízeny zdarma ke kontrole na místě, kde jsou uloženy. V ostatních případech mohou být k dispozici za malý poplatek. Veřejné záznamy jsou často pojmenovány podle toho, kde jsou vedeny nebo kde vznikly. Existují soudní záznamy, státní záznamy, okresní záznamy a městské záznamy. Existují také záznamy dostupné veřejnosti, které vede federální vláda.

Teoreticky by v demokracii měl být jakýkoli záznam, který je produkován a zaplacen na náklady daňových poplatníků, veřejným záznamem. Existují však případy, kdy tyto záznamy nemusí být okamžitě k dispozici. K tomu často dochází v případě, kdy by informace obsažené v záznamu ohrožovaly národní bezpečnost, zasahovaly do soudního řízení nebo porušovaly právo osoby na soukromí. V určitém okamžiku mohou být záznamy zpřístupněny. Ty, které se nazývají odtajněné veřejné záznamy.

Každá jednotlivá jurisdikce zpracovává veřejné záznamy poněkud odlišně. Například v některých státech může získání rodného listu vyžadovat jednání se státním úřadem životně důležitých statistik nebo podobným úřadem. V ostatních případech bude nutné jednat s okresním úřadem odpovědným za takovou statistiku. V některých případech budou i zdánlivě související záznamy uchovávány na dvou různých místech. Manželský list může být uchováván u okresního úřadu. Rozsudek o stejném manželství bude často veden v soudní kanceláři.

Proto je důležité, aby jednotlivec, který hledá veřejný záznam, přesně porozuměl, jaký typ záznamu hledá. To může ušetřit hodiny vyhledávání nebo ušetřit nepohodlí z cesty na nesprávné místo. Protože každý stát a kraj může mít odlišný systém, je nejlepší zavolat dopředu, určit typy potřebných veřejných záznamů a zeptat se, kde by byly umístěny.

V některých případech mohou být kopie veřejných záznamů zaslány jednotlivci, i když to často závisí na typu veřejného záznamu. Dokonce i bezplatné veřejné záznamy budou pravděpodobně spojeny s poplatky za kopírování a poštovné, pokud budou zaslány jednotlivci. Podle státních a federálních zákonů musí tyto poplatky být přiměřené a přesně odrážet náklady spojené s vytvářením záznamů. Mohou zahrnovat náklady na materiál a čas zaměstnance, který záznamy hledal.

V některých případech lze vyhledávat veřejné záznamy online. Mohou zahrnovat veřejné rejstříky trestů, majetkové záznamy a další soudní záznamy. Přestože informace nebudou ve stejné podobě jako fyzické záznamy, základní informace jsou obvykle k dispozici. Pokud ne, může online vyhledávání poskytnout podrobnosti o tom, jak získat přístup k úplným záznamům.