Quels sont les différents types de documents publics?

Les dossiers publics sont ceux qui peuvent être consultés par le public. Ces enregistrements sont souvent offerts gratuitement au public pour examen à l’emplacement où ils sont stockés. Dans d'autres cas, ils peuvent être disponibles pour une somme modique. Les archives publiques sont souvent nommées en fonction de l'endroit où elles sont conservées ou de leur origine. Il existe des archives judiciaires, des archives d'état, des archives de comté et des archives de ville. Le gouvernement fédéral dispose également de dossiers accessibles au public.

Théoriquement, dans une démocratie, tout document produit et payé à la charge des contribuables devrait être un document public. Il existe toutefois des cas où ces enregistrements peuvent ne pas être immédiatement disponibles. Cela se produit souvent dans le cas où les informations contenues dans le dossier mettraient en péril la sécurité nationale, entraveraient un procès, ou empiéteraient sur le droit de la personne à la vie privée. À un moment donné, les enregistrements peuvent être rendus disponibles. Celles qui le sont peuvent être appelées archives publiques déclassifiées.

Chaque juridiction traite les documents publics de manière quelque peu différente. Par exemple, dans certains États, obtenir un certificat de naissance peut nécessiter de traiter avec un bureau d’état chargé des statistiques de l’état civil ou un bureau similaire. Dans d'autres cas, il sera nécessaire de traiter avec un bureau de comté chargé de ces statistiques. Dans certains cas, même des archives apparemment apparentées seront conservées à deux endroits différents. Un certificat de mariage peut être conservé dans un bureau de comté. Un jugement de divorce concernant le même mariage sera souvent conservé au greffe du tribunal.

Par conséquent, il est important pour une personne cherchant un document public de comprendre exactement quel type de document elle recherche. Cela peut vous épargner des heures de recherche ou éviter les inconvénients de vous rendre au mauvais endroit. Comme chaque État et comté peut avoir un système différent, il est préférable de téléphoner à l'avance, d'identifier les types de documents publics nécessaires et de demander leur emplacement.

Dans certains cas, des copies de documents publics peuvent être envoyées à une personne, bien que cela dépende souvent du type de document public. Même les enregistrements publics gratuits auront probablement des frais de copie et d’affranchissement s’ils sont envoyés à un particulier. Selon les lois fédérales et nationales, ces frais doivent être raisonnables et refléter avec précision les coûts associés à la production des documents. Ils peuvent inclure les frais de matériel et le temps de l'employé qui a recherché les documents.

Dans certains cas, une recherche dans les dossiers publics peut être effectuée en ligne. Ceux-ci peuvent inclure des casiers judiciaires publics, des dossiers de propriété et d'autres dossiers judiciaires. Bien que les informations ne soient pas sous la même forme que les enregistrements physiques, les informations de base sont généralement toutes disponibles. Sinon, la recherche en ligne peut fournir des détails sur la manière d'accéder aux enregistrements complets.