Vilka är de olika typerna av offentliga register?

Offentliga register är de poster som är tillgängliga för offentlig inspektion. Dessa poster erbjuds ofta gratis för allmänheten för granskning på platsen där de lagras. I andra fall kan de vara tillgängliga mot en mindre avgift. Offentliga register namnges ofta beroende på var de hålls eller var de har sitt ursprung. Det finns domstolsposter, statsregister, länsposter och stadsposter. Det finns också register tillgängliga för allmänheten som hålls av den federala regeringen.

Teoretiskt, i en demokrati, bör alla poster som produceras och betalas för skattebetalarnas bekostnad vara en offentlig post. Det finns dock fall då dessa poster kanske inte är tillgängliga omedelbart. Detta händer ofta i fallet där informationen i dokumentet skulle äventyra den nationella säkerheten, störa ett rättsfall eller kränka en persons rätt till privatliv. Vid någon tidpunkt kan posten göras tillgängliga. De som kan kallas avklassificerade offentliga register.

Varje enskild jurisdiktion hanterar offentliga register något annorlunda. I vissa stater kan till exempel få ett födelsecertifikat kräva att man arbetar med ett statligt kontor med viktig statistik eller liknande kontor. I andra fall kommer det att vara nödvändigt att hantera ett landstingskontor med ansvar för sådan statistik. I vissa fall kommer även till synes relaterade register att förvaras på två olika platser. Ett äktenskapsintyg kan förvaras på ett landstingskontor. Ett skilsmässedekret om samma äktenskap hålls ofta hos domstolens kontorist.

Därför är det viktigt för en person som söker ett offentligt register att förstå exakt vilken typ av skiva de letar efter. Detta kan spara timmars sökning eller spara besväret med att gå till fel plats. Eftersom varje stat och län kan ha ett annat system är det bäst att ringa framåt, identifiera vilka typer av offentliga register som behövs och fråga var de skulle befinna sig.

I vissa fall kan kopior av offentliga poster skickas till en individ, men detta beror ofta på typen av offentlig post. Även gratis offentliga poster kommer sannolikt att ha kopia- och portoavgifter förknippade med dem om de skickas till en person. Enligt statliga och federala lagar måste dessa avgifter vara rimliga och korrekt återspegla kostnaderna för att producera uppgifterna. De kan inkludera kostnaden för material och den anställdes tid som sökte efter posten.

I vissa fall kan en offentlig registrering sökas online. Dessa kan inkludera offentliga straffregister, fastighetsregister och andra domstolsregister. Medan informationen inte kommer att vara i samma form som de fysiska journalerna, är basinformationen vanligtvis all tillgänglig. Om inte kan online-sökningen ge information om hur du får åtkomst till de fullständiga posterna.