Jaké jsou běžné dotazy na pohovory s asistentem administrativy?

Administrativní pomocníci nejčastěji pomáhají manažerům, ředitelům, viceprezidentům a zaměstnancům na úrovni C s úkoly, jako je plánování, komunikace, tvorba dokumentů, cestování a administrativní povinnosti. Mohou také pomáhat celému oddělení s těmito typy úkolů. Během pohovoru si vedoucí pracovník obvykle položí otázky, které se soustředí na tvrdé dovednosti, měkké dovednosti, předchozí zkušenosti a osobní pracovní styl.

Mezi běžné dovednosti v oblasti administrativní pomoci patří zpracování textových a tabulkových programů, lehké účetní dovednosti a některé dovednosti psaní. Některé pozice mohou vyžadovat další specifické dovednosti. Například administrativní asistent děkana vzdělání může potřebovat znát pravidla akademického publikování a asistent generálního ředitele nemocnice možná znát základní lékařskou terminologii. Otázky na pohovory s administrativním asistentem budou často navrženy tak, aby odhalily znalosti dotazovaného v těchto oblastech. Kandidát může být rovněž dotázán, s jakým typem počítačových programů pracovala, nebo může být dotázán, kolik let zkušeností má v určité oblasti dovedností.

Najímání manažerů také položí administrativnímu pohovoru otázky k pohovoru, které prozkoumají měkké dovednosti uchazeče. To zahrnuje oblasti, jako je organizace a interpersonální komunikace. Například může být nutné, aby administrativní asistent oddělení spravoval plány několika lidí s různými funkcemi a různými pracovními styly. V takovém případě se může náborový manažer zeptat na schopnost uchazeče získat potřebné informace od nadměrných i podkomunikátorů s minimem tření na pracovišti.

Mnoho otázek týkajících se administrativního asistenta se soustředí na zkušenosti, protože minulost poskytuje důkaz o schopnostech kandidáta. Tyto otázky se mohou týkat buď tvrdých nebo měkkých oblastí dovedností. Například vysoce postavený referent pro výzkum a vývoj bude potřebovat administrativního asistenta, kterému lze důvěřovat s citlivými nebo důvěrnými informacemi, aby mohl požádat uchazeče o podrobné informace o minulých zkušenostech s podobnými informacemi. Administrativní asistent pro nově vytvořenou pozici nebo oddělení může potřebovat vytvořit funkční archivační systém od nuly, takže vedoucí pracovník může požádat uchazeče o přepočítání času, kdy provedla podobný úkol.

Manažeři a jejich administrativní asistenti často velmi úzce spolupracují, aby dosáhli společného cíle, takže je často důležité, aby se jejich pracovní styly doplňovaly. Manažer, který ví, že je špatně organizovaný, často vyhledá administrativního asistenta, který je extrémně organizovaný a nebojí se ho udržet v úkolu. Manažer, který má sklon být temperamentní nebo má méně než dokonalé komunikační dovednosti, si často vybere administrativního asistenta, který je nedotčen svou náladou a je schopen „hladkého peří“ lidí, které může znepřátelit. Manažer, který hodně cestuje, bude potřebovat asistenta, který bude efektivně fungovat s velmi malým přímým dohledem.

Uchazeči by měli očekávat, že zodpoví otázky na pohovory s asistentem administrativy, které se zabývají také osobní motivací a preferencemi pracovního stylu. To je tak důležité, že to bude často rozhodujícím faktorem mezi stejně kvalifikovanými kandidáty. Uchazeč s volným pracovním stylem může být dokonce vybrán před jedním s více zkušenostmi nebo vzděláním.