Jaké jsou běžné otázky administrativního asistenta?

Administrativní asistenti nejčastěji pomáhají manažerům, ředitelům, viceprezidentům a zaměstnancům na úrovni C s úkoly, jako je naplánování, komunikace, výroba dokumentů, cestování a administrativní povinnosti. Mohou také pomoci celému oddělení s těmito typy úkolů. Během rozhovoru bude manažer náboru obvykle klást otázky, které se soustředí na tvrdé dovednosti kandidáta, měkké dovednosti, předchozí zkušenosti a styl osobní práce.

Společné tvrdé dovednosti administrativního asistenta zahrnují zpracování textu a programy tabulky, světelné účetní dovednosti a některé dovednosti psaní. Některé pozice mohou vyžadovat další specifické dovednosti. Například administrativní asistent děkana vzdělávání může být muset být obeznámen s pravidly akademického vydávání a asistent generálního ředitele nemocnice může být muset být obeznámen se základní lékařskou terminologií. Dotazy v rozhovoru pro správu administrativního asistenta budou často navrženy tak, aby odhalily PRoficience v těchto oblastech. Kandidát může být také dotázán, s jakými typy počítačových programů pracovala nebo může být dotázáno, kolik let zkušeností má v určité oblasti dovedností.

Manažeři najímání také položí otázky administrativního asistenta rozhovoru, které prozkoumají měkké dovednosti kandidáta. To zahrnuje oblasti, jako je organizace a mezilidská komunikace. Například administrativní asistent ministerstva může například muset spravovat rozvrhy několika lidí s různými funkcemi a různými pracovními styly. V tomto případě se manažer náboru může zeptat na schopnost kandidáta vyvolat potřebné informace od nadměrných i pod komunikací s minimálním třením na pracovišti.

Mnoho administrativních asistentů rozhovoru se soustředí na zkušenosti, protože minulost nabízí důkaz o schopnostech kandidáta. Tyto otázky se mohou zabývat tvrdými nebo měkkými sZabíjet oblasti. Například vysoce postavený výzkumný a vývojový důstojník bude potřebovat administrativní asistent, kterému lze důvěřovat citlivými nebo důvěrnými informacemi, takže může požádat kandidáta, aby podrobně popisoval zkušenosti s podobnými informacemi. Administrativní asistentka pro nově vytvořenou pozici nebo oddělení bude možná muset vytvořit proveditelný systém podání od nuly, takže manažer náboru může požádat kandidáta, aby vyprávěl čas, kdy splnil podobný úkol.

Manažeři a jejich administrativní asistenti často velmi úzce spolupracují na dosažení společného cíle, takže je často důležité, aby jejich pracovní styly byly bezplatné. Manažer, který se zná jako špatně organizovaný, bude často hledat administrativního asistenta, který je extrémně organizovaný a nebojí se, aby ho udržel v úkolu. Manažer, který má sklon být temperamentní nebo má méně než dokonalé komunikační dovednosti, si často vybere administrativní asistent, který není ovlivněn jeho náladou ischopen „vyhladit peří“ lidí, které může zneplatňovat. Manažer, který hodně cestuje, bude potřebovat asistenta, který může efektivně fungovat s velmi malým přímým dohledem.

Kandidáti by měli očekávat, že zodpoví na otázky s administrativním asistentem, které se zabývají také osobními motivacemi a preferencemi pracovního stylu. To je tak důležité, že to bude často rozhodujícím faktorem mezi stejně kvalifikovanými kandidáty. Kandidát s bezplatným pracovním stylem může být dokonce vybrán nad jedním s více zkušenostmi nebo vzdělání.