Wat zijn veelgestelde sollicitatievragen voor administratieve assistenten?
Administratieve assistenten helpen meestal managers, directeuren, vice-presidenten en personeel op c-niveau met taken zoals planning, communicatie, documentproductie, reizen en administratieve taken. Ze kunnen ook een hele afdeling helpen met dit soort taken. Tijdens een sollicitatiegesprek stelt de wervingsmanager meestal vragen over de harde vaardigheden, zachte vaardigheden, eerdere ervaring en persoonlijke werkstijl van de kandidaat.
Veelgebruikte vaardigheden voor administratief assistenten zijn tekstverwerking en spreadsheetprogramma's, lichte boekhoudvaardigheden en enkele schrijfvaardigheden. Bepaalde posities kunnen aanvullende specifieke vaardigheden vereisen. De administratief medewerker van een onderwijsdecaan moet bijvoorbeeld bekend zijn met de regels van academisch publiceren en de assistent van de algemeen directeur van een ziekenhuis moet mogelijk vertrouwd zijn met medische basisterminologie. Interviewvragen voor administratief medewerkers zullen vaak worden ontworpen om de vaardigheid van de geïnterviewde op deze gebieden aan het licht te brengen. De kandidaat kan ook worden gevraagd met welke soorten computerprogramma's ze heeft gewerkt of hoeveel jaar ervaring ze heeft in een bepaald vakgebied.
Het inhuren van managers zal ook vragen stellen aan een administratief medewerker die de zachte vaardigheden van de kandidaat onderzoeken. Dit omvat gebieden zoals organisatie en interpersoonlijke communicatie. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat een afdelingsadministratief medewerker de schema's van verschillende mensen met verschillende functies en verschillende werkstijlen beheert. In dit geval kan de wervingsmanager vragen naar het vermogen van de kandidaat om benodigde informatie van zowel over- als onder-communicators op te wekken met een minimale wrijving op de werkplek.
Veel interviewvragen voor administratieve assistenten draaien om ervaring, omdat het verleden het bewijs levert van de vaardigheden van een kandidaat. Deze vragen kunnen betrekking hebben op harde of zachte vaardigheden. Een hooggeplaatste onderzoeks- en ontwikkelingsfunctionaris heeft bijvoorbeeld een administratief medewerker nodig die kan worden vertrouwd met gevoelige of vertrouwelijke informatie, dus hij kan de kandidaat vragen om ervaringen uit het verleden met vergelijkbare informatie te detailleren. Een administratief medewerker voor een nieuw gevormde functie of afdeling moet mogelijk een volledig nieuw archiveringssysteem maken, dus de wervingsmanager kan de kandidaat vragen een tijdstip te vertellen waarop ze een soortgelijke taak heeft volbracht.
Managers en hun administratieve assistenten werken vaak zeer nauw samen om een gemeenschappelijk doel te bereiken, dus het is vaak van cruciaal belang dat hun werkstijlen complementair zijn. Een manager die weet dat hij slecht georganiseerd is, gaat vaak op zoek naar een administratieve assistent die extreem georganiseerd is en niet bang is om hem aan het werk te houden. Een manager die de neiging heeft om temperamentvol te zijn of over minder dan perfecte communicatieve vaardigheden te beschikken, zal vaak een administratieve assistent kiezen die niet wordt beïnvloed door zijn humeurigheid en in staat is om 'veren' glad te strijken van de mensen die hij kan tegenwerken. Een manager die veel reist, heeft een assistent nodig die effectief kan functioneren met zeer weinig direct toezicht.
Kandidaten moeten verwachten antwoord te hebben op vragen van administratieve assistenten die ook ingaan op persoonlijke motivaties en werkstijlvoorkeuren. Dit is zo belangrijk dat het vaak de doorslag zal geven tussen gelijk gekwalificeerde kandidaten. Een kandidaat met een gratis werkstijl kan zelfs worden gekozen boven een met meer ervaring of opleiding.