Hvad er almindelige spørgsmål til administrativ assistent?

Administrative assistenter hjælper oftest ledere, direktører, næstformænd og c-niveau personale med opgaver såsom planlægning, kommunikation, dokumentproduktion, rejser og gejstlige opgaver. De kan også hjælpe en hel afdeling med disse typer opgaver. Under en samtale stiller ansættelseslederen normalt spørgsmål, der koncentrerer sig om kandidatens hårde færdigheder, bløde færdigheder, tidligere erfaring og personlig arbejdsstil.

Almindelige administrative assistent-hårde færdigheder inkluderer tekstbehandlings- og regnearksprogrammer, lette regnskabsfærdigheder og nogle skrivefærdigheder. Visse positioner kan kræve yderligere specifikke færdigheder. F.eks. Kan den administrative assistent til en dekan for uddannelse være nødt til at være bekendt med reglerne for akademisk udgivelse, og assistenten til den administrerende direktør på et hospital måske være nødvendigt at være bekendt med grundlæggende medicinsk terminologi. Spørgsmål til administrativ assistent vil ofte være designet til at afdække interviewpersonens dygtighed på disse områder. Kandidaten kan også blive spurgt, hvilke typer af computerprogrammer hun har arbejdet med eller kan blive spurgt om, hvor mange års erfaring hun har inden for et bestemt kvalifikationsområde.

Ansættelse af ledere vil også stille spørgsmål til administrativ assistent, der undersøger kandidatens bløde evner. Dette inkluderer områder som organisation og interpersonel kommunikation. F.eks. Kan en administrativ assistent i departementet muligvis styre tidsplanerne for flere personer med forskellige funktioner og forskellige arbejdsformer. I dette tilfælde kan ansættelseslederen spørge om kandidatens evne til at fremkalde nødvendige oplysninger fra både over- og underkommunikanter med et minimum af friktion på arbejdspladsen.

Mange spørgsmål til administrativ assistent interviews omkring erfaring, fordi fortiden giver bevis på en kandidats evner. Disse spørgsmål kan adressere enten hårde eller bløde færdighedsområder. For eksempel har en højtstående forsknings- og udviklingsansvarlig brug for en administrativ assistent, der kan stole på med følsomme eller fortrolige oplysninger, så han kan bede kandidaten om at fortælle tidligere erfaringer med lignende information. En administrativ assistent for en nyoprettet stilling eller afdeling kan være nødt til at oprette et brugbart arkiveringssystem fra bunden, så ansættelseslederen kan bede kandidaten om at fortælle et tidspunkt, hvor hun udførte en lignende opgave.

Ledere og deres administrative assistenter arbejder ofte meget tæt for at nå et fælles mål, så det er ofte kritisk, at deres arbejdsformer er komplementære. En manager, der kender sig selv for at være dårligt organiseret, vil ofte søge en administrativ assistent, der er ekstremt organiseret og ikke bange for at holde ham på opgaven. En manager, der har en tendens til at være temperamentsfuld eller have mindre end perfekt kommunikationsevner, vælger ofte en administrativ assistent, der både er upåvirket af hans humør og er i stand til at 'glatte fjer' af de mennesker, han kan modvirke. En manager, der rejser meget, har brug for en assistent, der kan fungere effektivt med meget lidt direkte tilsyn.

Kandidaterne bør også forvente at besvare spørgsmål fra administrativ assistent, der også adresserer personlige motiveringer og præferencer i arbejdsstil. Dette er så vigtigt, at det ofte vil være den afgørende faktor mellem lige kvalificerede kandidater. En kandidat med en gratis arbejdsstil kan endda vælges frem for en med mere erfaring eller uddannelse.