Was sind die allgemeinen Fragen im Vorstellungsgespräch für Administrative Assistant?
Verwaltungsassistenten unterstützen am häufigsten Manager, Direktoren, Vizepräsidenten und C-Level-Personal bei Aufgaben wie Zeitplanung, Kommunikation, Dokumentenerstellung, Reisen und Büroarbeiten. Sie können auch eine ganze Abteilung bei diesen Aufgaben unterstützen. Während eines Vorstellungsgesprächs stellt der Einstellungsmanager in der Regel Fragen, die sich auf die harten Fähigkeiten, die weichen Fähigkeiten, die bisherigen Erfahrungen und den persönlichen Arbeitsstil des Bewerbers beziehen.
Zu den allgemeinen Fähigkeiten des Verwaltungsassistenten gehören Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme, leichte Buchhaltungsfähigkeiten und einige Schreibfähigkeiten. Bestimmte Positionen erfordern möglicherweise zusätzliche spezifische Fähigkeiten. Beispielsweise muss der Verwaltungsassistent eines Dekans für Erziehung möglicherweise mit den Regeln des wissenschaftlichen Publizierens vertraut sein, und der Assistent des Generaldirektors eines Krankenhauses muss möglicherweise mit den medizinischen Grundbegriffen vertraut sein. Fragen zu Vorstellungsgesprächen mit Verwaltungsassistenten werden häufig so gestaltet, dass die Kompetenz des Befragten in diesen Bereichen ermittelt wird. Der Kandidat kann auch gefragt werden, mit welchen Arten von Computerprogrammen er gearbeitet hat oder wie viele Jahre Erfahrung er in einem bestimmten Fachgebiet hat.
Einstellungsmanager werden auch Fragen zu Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten stellen, in denen die Soft Skills des Kandidaten untersucht werden. Dies umfasst Bereiche wie Organisation und zwischenmenschliche Kommunikation. Beispielsweise muss ein Verwaltungsassistent der Abteilung möglicherweise die Zeitpläne mehrerer Personen mit unterschiedlichen Funktionen und Arbeitsstilen verwalten. In diesem Fall kann der Einstellungsmanager nach der Fähigkeit des Bewerbers fragen, die erforderlichen Informationen bei Über- und Unterkommunikatoren mit einem Minimum an Reibung am Arbeitsplatz zu erheben.
Bei vielen Interviewfragen für Verwaltungsassistenten dreht sich alles um Erfahrung, da die Vergangenheit den Beweis für die Fähigkeiten eines Kandidaten erbringt. Diese Fragen können sich entweder auf Bereiche mit harten oder weichen Fähigkeiten beziehen. Ein hochrangiger Forschungs- und Entwicklungsbeauftragter benötigt beispielsweise einen Verwaltungsassistenten, dem vertrauliche oder vertrauliche Informationen anvertraut werden können, sodass er den Kandidaten auffordern kann, frühere Erfahrungen mit ähnlichen Informationen zu erläutern. Ein Verwaltungsassistent für eine neu geschaffene Position oder Abteilung muss möglicherweise ein funktionsfähiges Ablagesystem von Grund auf neu erstellen, sodass der Einstellungsmanager den Bewerber auffordern kann, einen Zeitpunkt anzugeben, zu dem er eine ähnliche Aufgabe erledigt hat.
Manager und ihre Verwaltungsassistenten arbeiten oft sehr eng zusammen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Daher ist es oft entscheidend, dass sich ihre Arbeitsstile ergänzen. Ein Manager, der weiß, dass er schlecht organisiert ist, sucht häufig einen Verwaltungsassistenten auf, der extrem organisiert ist und keine Angst hat, ihn bei der Arbeit zu halten. Ein Manager, der dazu neigt, temperamentvoll zu sein oder über weniger als perfekte Kommunikationsfähigkeiten zu verfügen, wählt häufig einen Verwaltungsassistenten aus, der sowohl von seiner Laune unberührt bleibt als auch in der Lage ist, die Federn der Personen zu glätten, denen er möglicherweise widerstrebt. Ein Manager, der viel reist, braucht einen Assistenten, der mit sehr wenig direkter Aufsicht effektiv arbeiten kann.
Die Kandidaten sollten mit der Beantwortung von Fragen zu Vorstellungsgesprächen für Verwaltungsassistenten rechnen, die sich auch auf persönliche Motivationen und Vorlieben in Bezug auf den Arbeitsstil beziehen. Dies ist so wichtig, dass es häufig um die Entscheidung zwischen gleich qualifizierten Kandidaten geht. Ein Kandidat mit einem kostenlosen Arbeitsstil kann sogar einem Kandidaten mit mehr Erfahrung oder Ausbildung vorgezogen werden.