一般的な管理アシスタントのインタビューの質問とは何ですか？

管理アシスタントは、最も一般的には、マネージャー、ディレクター、副社長、およびCレベルの人員を、スケジューリング、コミュニケーション、ドキュメント作成、出張、事務などのタスクで支援します。 また、これらのタイプのタスクで部門全体を支援する場合があります。 面接中に、採用マネージャーは通常、候補者のハードスキル、ソフトスキル、以前の経験、個人的なワークスタイルを中心に質問します。

一般的な管理アシスタントのハードスキルには、ワードプロセッサおよびスプレッドシートプログラム、軽い会計スキル、およびいくつかのライティングスキルが含まれます。 特定の職種には、追加の特定のスキルが必要になる場合があります。 たとえば、教育学部長の管理アシスタントは学術出版の規則に精通している必要があり、病院の最高経営責任者のアシスタントは基本的な医学用語に精通している必要があります。 管理アシスタントのインタビューの質問は、多くの場合、これらの分野でのインタビュー対象者の習熟度を明らかにするために設計されます。 候補者はまた、どのタイプのコンピュータープログラムで作業したか、特定のスキル分野で何年の経験があるかを尋ねられる場合があります。

採用マネージャーは、候補者のソフトスキルを調査する管理アシスタントインタビューの質問もします。 これには、組織や対人コミュニケーションなどの領域が含まれます。 たとえば、部門の管理アシスタントは、異なる機能と異なるワークスタイルを持つ複数の人々のスケジュールを管理する必要がある場合があります。 この場合、採用マネージャーは、職場での摩擦を最小限に抑えながら、過大なコミュニケーターと過小なコミュニケーターの両方から必要な情報を引き出す候補者の能力について尋ねることがあります。

過去は候補者の能力の証拠を提供するため、多くの管理アシスタントのインタビューの質問は経験に集中します。 これらの質問は、ハードまたはソフトスキル領域のいずれかに対処する場合があります。 たとえば、上級研究開発責任者には、機密情報や機密情報を信頼できる管理アシスタントが必要になるため、候補者に同様の情報の過去の経験を詳しく尋ねることができます。 新たに形成された役職または部門の管理アシスタントは、実行可能なファイリングシステムをゼロから作成する必要がある場合があるため、採用マネージャーは候補者に同様のタスクを達成した時間の再集計を依頼する場合があります。

マネージャーとその管理アシスタントは、共通の目標を達成するために非常に緊密に連携することが多いため、多くの場合、自分のワークスタイルが補完的であることが重要です。 自分が組織化されていないことを知っているマネージャーは、非常に組織化されており、仕事を続けることを恐れない管理アシスタントを探すことがよくあります。 気まぐれであるか、不完全なコミュニケーションスキルを持っている傾向があるマネージャーは、頻繁に彼の気分に影響されず、彼が敵対するかもしれない人々の「羽を滑らかにする」ことができる管理アシスタントを選択します。 出張が多いマネージャーには、直接監督をほとんど行わずに効果的に機能できるアシスタントが必要です。

受験者は、個人的な動機やワークスタイルの好みにも対処する管理アシスタントのインタビューの質問に答えることを期待する必要があります。 これは非常に重要であるため、同等の資格を持つ候補者の間で決定要因となることがよくあります。 無料のワークスタイルの候補者は、より多くの経験や教育を受けた候補者よりも選択される場合があります。