Jakie są najczęściej zadawane pytania dotyczące wywiadu z asystentem administracyjnym?
Asystenci administracyjni najczęściej pomagają menedżerom, dyrektorom, wiceprezydentom i personelowi na poziomie C w zadaniach takich jak planowanie, komunikacja, tworzenie dokumentów, podróże i obowiązki urzędnicze. Mogą również pomóc całemu działowi w tego rodzaju zadaniach. Podczas rozmowy menedżer ds. Rekrutacji zazwyczaj zadaje pytania dotyczące twardych umiejętności, umiejętności miękkich, wcześniejszych doświadczeń i osobistego stylu pracy kandydata.
Typowe umiejętności asystenta administracyjnego obejmują edytory tekstu i programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, lekkie umiejętności rachunkowe oraz niektóre umiejętności pisania. Niektóre stanowiska mogą wymagać dodatkowych określonych umiejętności. Na przykład asystent administracyjny dziekana edukacji może potrzebować znajomości zasad publikacji akademickiej, a asystent dyrektora naczelnego szpitala może potrzebować znajomości podstawowej terminologii medycznej. Pytania do asystenta administracyjnego będą często opracowywane w celu odkrycia biegłości rozmówcy w tych obszarach. Kandydat może zostać również zapytany o rodzaje programów komputerowych, z którymi współpracowała lub może zostać zapytany, ile lat doświadczenia ma w określonym obszarze umiejętności.
Menedżerowie ds. Rekrutacji zadadzą również pytania asystenta administracyjnego, które badają miękkie umiejętności kandydata. Obejmuje to takie obszary, jak organizacja i komunikacja interpersonalna. Na przykład asystent administracyjny departamentu może potrzebować zarządzać harmonogramami kilku osób o różnych funkcjach i różnych stylach pracy. W takim przypadku kierownik ds. Zatrudnienia może zapytać o zdolność kandydata do uzyskiwania potrzebnych informacji zarówno od osób nadmiernie komunikujących się, jak i niedosłyszących przy minimalnym tarciu w miejscu pracy.
Wiele pytań do asystenta administracyjnego dotyczy doświadczenia, ponieważ przeszłość stanowi dowód umiejętności kandydata. Te pytania mogą dotyczyć obszarów umiejętności twardych lub miękkich. Na przykład, wysoki rangą funkcjonariusz ds. Badań i rozwoju będzie potrzebował asystenta administracyjnego, któremu można zaufać za pomocą poufnych lub poufnych informacji, aby mógł poprosić kandydata o wyszczególnienie wcześniejszych doświadczeń z podobnymi informacjami. Asystent administracyjny na nowo utworzonym stanowisku lub wydziale może potrzebować stworzyć działający system archiwizacji od zera, więc kierownik ds. Zatrudnienia może poprosić kandydata o podanie czasu, w którym wykonała podobne zadanie.
Menedżerowie i ich asystenci administracyjni często ściśle ze sobą współpracują, aby osiągnąć wspólny cel, dlatego często bardzo ważne jest, aby ich style pracy były komplementarne. Menedżer, który wie, że jest źle zorganizowany, często szuka asystenta administracyjnego, który jest wyjątkowo zorganizowany i nie boi się go utrzymać. Menedżer, który ma skłonność do temperamentu lub ma niezbyt doskonałe umiejętności komunikacyjne, często wybierze asystenta administracyjnego, który jest zarówno niezadowolony z jego nastroju, jak i zdolny do „wygładzenia piór” ludzi, których może antagonizować. Menedżer, który dużo podróżuje, będzie potrzebował asystenta, który będzie mógł skutecznie funkcjonować przy bardzo niewielkim bezpośrednim nadzorze.
Kandydaci powinni spodziewać się odpowiedzi na pytania asystenta administracyjnego, które dotyczą również osobistych motywacji i preferencji dotyczących stylu pracy. Jest to tak ważne, że często będzie to decydujący czynnik między równo wykwalifikowanymi kandydatami. Kandydat z komplementarnym stylem pracy może nawet zostać wybrany spośród kandydatów z większym doświadczeniem lub wykształceniem.