Qu'est-ce qu'une entrevue administrative commune?
Les assistants administratifs assistent généralement les directeurs, les directeurs, les vice-présidents et le personnel de niveau c dans des tâches telles que la planification, les communications, la production de documents, les déplacements et les tâches de bureau. Ils peuvent également aider un département entier avec ces types de tâches. Au cours d'une entrevue, le responsable du recrutement posera généralement des questions portant sur les compétences complexes du candidat, ses compétences générales, son expérience et son style de travail.
Les compétences techniques courantes des adjoints administratifs comprennent les programmes de traitement de texte et les tableurs, les techniques de comptabilité peu complexes et certaines compétences en rédaction. Certains postes peuvent nécessiter des compétences spécifiques supplémentaires. Par exemple, l’assistant administratif d’un doyen de l’éducation peut avoir besoin de se familiariser avec les règles de publication académique, et l’assistant du directeur général d’un hôpital peut avoir besoin de se familiariser avec la terminologie médicale de base. Les questions d'entrevue de l'assistant administratif seront souvent conçues pour révéler les compétences de l'interviewé dans ces domaines. On peut également demander au candidat avec quels types de programmes informatiques elle a travaillé ou au combien d’années d’expérience elle a acquis dans un domaine de compétence donné.
Les gestionnaires d’embauche poseront également des questions à l’assistant administratif lors de l’entrevue, qui explorera les compétences générales du candidat. Cela inclut des domaines tels que l'organisation et la communication interpersonnelle. Par exemple, un assistant administratif de département peut avoir besoin de gérer les horaires de plusieurs personnes ayant différentes fonctions et différents styles de travail. Dans ce cas, le responsable du recrutement peut s’interroger sur la capacité du candidat à obtenir les informations nécessaires des communicateurs supérieurs et inférieurs, avec un minimum de friction sur le lieu de travail.
De nombreuses entrevues avec des adjoints administratifs portent sur l'expérience, car le passé offre la preuve des capacités d'un candidat. Ces questions peuvent porter sur des domaines de compétence difficiles ou non techniques. Par exemple, un haut responsable de la recherche et du développement aura besoin d'un assistant administratif à qui on pourra faire confiance en des informations sensibles ou confidentielles. Il pourra donc demander au candidat de détailler son expérience passée avec des informations similaires. Un assistant administratif pour un poste ou un service nouvellement créé peut avoir besoin de créer un système de classement exploitable à partir de rien. Le responsable du recrutement peut donc demander au candidat de relater un moment où il a accompli une tâche similaire.
Les gestionnaires et leurs assistants administratifs travaillent souvent en étroite collaboration pour atteindre un objectif commun. Il est donc souvent essentiel que leurs styles de travail soient complémentaires. Un responsable qui se sait mal organisé recherchera souvent un assistant administratif extrêmement organisé et ne craignant pas de le garder à la tâche. Un manager qui a tendance à être de tempérament ou à avoir des aptitudes à la communication imparfaites choisira souvent un assistant administratif qui ne soit pas affecté par ses sautes d'humeur et qui est capable de "lisser les plumes" des personnes qu'il pourrait contrarier. Un manager qui voyage beaucoup aura besoin d'un assistant capable de fonctionner efficacement avec très peu de supervision directe.
Les candidats doivent s'attendre à répondre aux questions de l'entretien avec l'assistante administrative qui traitent également des motivations personnelles et des préférences en matière de style de travail. Cela est tellement important que ce sera souvent le facteur décisif entre des candidats de qualification égale. Un candidat ayant un style de travail complémentaire peut même être choisi par rapport à un candidat plus expérimenté ou éduqué.