Hva er vanlige spørsmål om administrativ assistentintervju?

Administrative assistenter hjelper oftest ledere, direktører, visepresidenter og personell på nivå med oppgaver som planlegging, kommunikasjon, dokumentproduksjon, reise og geistlige plikter. De kan også hjelpe en hel avdeling med denne typen oppgaver. I løpet av et intervju vil ansettelseslederen vanligvis stille spørsmål som sentrerer seg rundt kandidatens harde ferdigheter, myke ferdigheter, tidligere erfaring og personlig arbeidsstil.

Vanlige administrative assistenter harde ferdigheter inkluderer tekstbehandlings- og regnearkprogrammer, lette regnskapsferdigheter og noen skriveferdigheter. Enkelte stillinger kan kreve ytterligere spesifikke ferdigheter. For eksempel kan den administrative assistenten til en dekan for utdanning trenge å være kjent med reglene for akademisk publisering, og assistenten til administrerende direktør ved et sykehus kan være nødvendig å være kjent med grunnleggende medisinsk terminologi. Spørsmål om administrativ assistent vil ofte være utformet for å avdekke intervjuobjektets dyktighet på disse områdene. Kandidaten kan også bli spurt om hvilke typer dataprogrammer hun har jobbet med eller kan bli spurt om hvor mange års erfaring hun har på et bestemt ferdighetsområde.

Ansette ledere vil også stille spørsmål om administrativ assistent som intervjuer kandidatens myke ferdigheter. Dette inkluderer områder som organisering og mellommenneskelig kommunikasjon. For eksempel kan en avdelingsadministrativ assistent ha behov for å administrere timeplanene til flere personer med forskjellige funksjoner og forskjellige arbeidsstiler. I dette tilfellet kan ansettelseslederen spørre om kandidatens evne til å hente nødvendig informasjon fra både over- og underkommunikatorer med et minimum av friksjon på arbeidsplassen.

Mange spørsmål om administrativ assistent intervjuer sentrerer rundt erfaring fordi fortiden gir bevis på en kandidats evner. Disse spørsmålene kan adressere enten harde eller myke ferdighetsområder. For eksempel vil en høyt rangert forsknings- og utviklingsansvarlig trenge en administrativ assistent som kan stole på sensitiv eller konfidensiell informasjon, slik at han kan be kandidaten om detaljer fra tidligere erfaringer med lignende informasjon. En administrativ assistent for en nyopprettet stilling eller avdeling kan trenge å lage et brukbart arkiveringssystem fra bunnen av, slik at ansettelseslederen kan be kandidaten om å fortelle en tid da hun utførte en lignende oppgave.

Ledere og deres administrative assistenter jobber ofte veldig tett for å oppnå et felles mål, så det er ofte avgjørende at arbeidsstilen deres er komplementær. En leder som kjenner seg å være dårlig organisert vil ofte oppsøke en administrativ assistent som er ekstremt organisert og ikke redd for å holde ham på oppgaven. En leder som har en tendens til å være temperamentsfull eller har mindre enn perfekt kommunikasjonsevne, vil ofte velge en administrativ assistent som både er upåvirket av sin humør og er i stand til å 'glatte fjær' til menneskene han kan motvirke. En leder som reiser mye vil trenge en assistent som kan fungere effektivt med veldig lite direkte tilsyn.

Kandidatene bør også forvente å svare på intervjuer med administrativ assistent som tar for seg personlige motivasjoner og preferanser i arbeidsstil. Dette er så viktig at det ofte vil være den avgjørende faktoren mellom like kvalifiserte kandidater. En kandidat med en gratis arbeidsstil kan til og med velges over en med mer erfaring eller utdanning.