Co je systém pro správu obsahu (CMS)?
Moderní podnik je více než jakákoli jiná komodita poháněna informacemi. Nástup elektronicky vytvořených médií změnil naši ekonomiku na informační ekonomiku, přičemž největší podniky měly obsah, v některých případech několik terabajtů informací. Pokud by dnešní společnost Fortune 500 měla všechny své informace v tištěné podobě, trvalo by to armádu úředníků, kteří by to všechno sledovali.
Mnoho organizací má interní i externí webové prezentace, které mohou obsahovat velké množství pravidelně aktualizovaných informací. Správa webového obsahu je důležitou podskupinou správy obsahu a týká se programů a zařízení používaných ke správě tohoto webového obsahu.
Systémy pro správu obsahu jsou elektronické systémy, které shromažďují a organizují data, takže je lze snadno vyhledávat, prohledávat a aktualizovat a sdílet v celé organizaci. Základní složkou je databázová technologie, ačkoli CMS je více než databáze; zahrnuje sofistikované vyhledávací technologie a vrstvené mechanismy ukládání, které mohou střídat obsah do různých typů hardwarového úložiště (CD-ROM, páska atd.), v závislosti na tom, jak často je přístupný.
CMS, protože má spravovat všechny typy informací bez ohledu na formát, musí také nabízet vysokou úroveň interoperability dokumentů. To znamená, že všechny dokumenty, včetně textových textových editorů, tabulek, databází, souborů .PDF a jakéhokoli jiného typu souboru, musí být všechny kategorizovány a porovnány tak, aby při provádění vyhledávání byly dostupné všechny relevantní informace, bez ohledu na to, původu nebo formátu. Kromě toho se stala nezbytnou interoperabilita mezi systémy pro správu obsahu, takže různé organizace a vládní agentury mohou v případě potřeby sdílet informace, i když používají různé systémy.
Zatímco sdílení informací nabylo v dnešní informační ekonomice velký význam, musí systém pro správu obsahu také brát v úvahu autorizaci a poskytnout zařízení, aby správce mohl určit, kteří příjemci mohou získat přístup k tomuto obsahu. Přístupová práva k dokumentům by měla být nastavitelná na úroveň jednotlivého uživatele.
Mezi další důležité prvky systému správy obsahu patří schopnost snadno zachytit velké objemy dokumentů automaticky, schopnost znovu použít dokumenty a znovu je sestavit do nových dokumentů a schopnost vytvořit pracovní postup, který odráží závislosti jednoho dokumentu na jiném. A konečně, mnoho systémů pro správu obsahu zahrnuje funkce spolupráce, které umožňují více pracovníkům na samostatných místech spolupracovat na vytváření nebo úpravách dokumentů a spravovat změny a revize dokumentů. Společný aspekt CMS také zajistí, aby každá informace spojená s konkrétním projektem byla synchronizována a včas distribuována každému členovi projektového týmu.