Co je systém správy obsahu (CMS)?
Více než jakákoli jiná komodita je moderní podnik poháněn informacemi. Počátek elektronicky vytvořených médií přeměnil naši ekonomiku na informační ekonomiku, přičemž největší podniky mají obsah v některých případech několik terabajtů informací. Pokud by dnešní společnost Fortune 500 měla všechny své informace v tištěné podobě, vyžadovalo by to armádu úředníků, aby to všechno sledovalo.
Mnoho organizací má interní i externí webové přítomnosti, které mohou obsahovat obrovské množství pravidelně aktualizovaných informací. Správa webového obsahu je důležitou podmnožinou správy obsahu a odkazuje na programy a zařízení používané k správě tohoto webového obsahu. Základní složkou je databázová technologie, ačkoli CMS je více než databáze; toZahrnuje sofistikovanou technologii vyhledávání a mechanismy odstupňovaných úložišť, které mohou otočit obsah do různých typů hardwarových úložišť (CD-ROM, páska atd.), V závislosti na tom, jak často je přístupný.
CMS, protože má spravovat všechny typy informací bez ohledu na formát, musí také nabídnout vysokou úroveň interoperability dokumentu. To znamená, že všechny dokumenty, včetně dokumentů pro zpracování textu, tabulky, databází, souborů .pdf a jakýkoli jiný typ souboru, musí být všechny kategorizovány a křížově odkazovány tak, aby při provádění vyhledávání budou k dispozici všechny relevantní informace bez ohledu na původ nebo formát. Kromě toho se interoperabilita mezi systémy správy obsahu stala nezbytnou, aby více organizací a vládních agentur mohlo v případě potřeby sdílet informace, i když používají různé systémy.
Při sdílení informací převzalVelký význam v dnešní informační ekonomice musí systém pro správu obsahu také zohlednit oprávnění a poskytnout zařízení tak, aby správce může specifikovat, kteří příjemci mohou získat přístup k tomu, který obsah. Práva na přístupu dokumentu by měla být schopna být stanovena na úroveň jednotlivého uživatele.
Mezi další důležité prvky systému správy obsahu patří schopnost snadno zachytit velké objemy dokumentů automaticky, schopnost znovu použít dokumenty a znovu je znovu sestavit do nových dokumentů a schopnost vytvořit pracovní postup, který odráží závislosti jednoho dokumentu na druhém. A konečně, mnoho systémů správy obsahu zahrnuje funkce spolupráce, které umožňují více pracovníkům na samostatných místech spolupracovat na vytváření nebo úpravě dokumentů a řídit změny a revize do dokumentů. Aspekt spolupráce CMS také zajistí, že každá informace spojená s konkrétním projektem je synchronizována,a včas distribuoval každému členovi projektového týmu.