Che cos'è un Content Management System (CMS)?
Più di ogni altra merce, l'impresa moderna è alimentata dalle informazioni. L'inizio dei media creati elettronicamente ha trasformato la nostra economia in un'economia dell'informazione, con le più grandi imprese con contenuti che ammontano, in alcuni casi, a diversi terabyte di informazioni. Se la società Fortune 500 di oggi avesse tutte le sue informazioni in forma stampata, ci vorrebbe un esercito di impiegati di file solo per tenere traccia di tutto.
Molte organizzazioni dispongono di presenze Web sia interne che esterne, entrambe le quali possono contenere enormi quantità di informazioni regolarmente aggiornate. La gestione dei contenuti Web è un sottoinsieme importante della gestione dei contenuti e si riferisce ai programmi e alle apparecchiature utilizzati per gestire questi contenuti basati sul Web.
I sistemi di gestione dei contenuti sono sistemi elettronici che raccolgono i dati e li organizzano, in modo che possano essere recuperati, cercati e aggiornati facilmente e condivisi all'interno dell'organizzazione. L'ingrediente di base è la tecnologia di database, sebbene un CMS sia più di un database; include una sofisticata tecnologia di ricerca e meccanismi di archiviazione a più livelli che possono ruotare il contenuto in vari tipi di archiviazione basata su hardware (CD-ROM, nastro, ecc.), a seconda della frequenza di accesso.
Un CMS, poiché è destinato a gestire tutti i tipi di informazioni indipendentemente dal formato, deve anche offrire un elevato livello di interoperabilità dei documenti. Vale a dire, tutti i documenti, inclusi documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, database, file .PDF e qualsiasi altro tipo di file, devono essere tutti classificati e con riferimenti incrociati in modo che quando si esegue una ricerca, tutte le informazioni pertinenti diventeranno disponibili, indipendentemente da di origine o formato. Inoltre, l'interoperabilità tra i sistemi di gestione dei contenuti è diventata essenziale, in modo che più organizzazioni e agenzie governative possano condividere informazioni quando necessario, anche se utilizzano sistemi diversi.
Sebbene la condivisione delle informazioni abbia assunto una grande importanza nell'odierna economia dell'informazione, il sistema di gestione dei contenuti deve anche tenere conto dell'autorizzazione e fornire una struttura in modo tale che un amministratore possa specificare quali destinatari possono accedere a quali contenuti. I diritti di accesso ai documenti dovrebbero poter essere impostati al livello di un singolo utente.
Altri elementi importanti di un sistema di gestione dei contenuti includono la capacità di acquisire facilmente grandi volumi di documenti automaticamente, la capacità di riutilizzare i documenti e riassemblarli in nuovi documenti e la capacità di creare un flusso di lavoro che rifletta le dipendenze di un documento su un altro. Infine, molti sistemi di gestione dei contenuti includono funzionalità collaborative, che consentono a più lavoratori in sedi separate di collaborare alla creazione o alla modifica di documenti e di gestire le modifiche e le revisioni ai documenti. L'aspetto collaborativo del CMS assicurerà inoltre che tutte le informazioni associate a un particolare progetto siano sincronizzate e distribuite tempestivamente a tutti i membri del team di progetto.