¿Qué es un sistema de gestión de contenido (CMS)?
Más que cualquier otro producto, la empresa moderna está alimentada por la información. El inicio de los medios creados electrónicamente ha transformado nuestra economía en una economía de la información, y las empresas más grandes tienen contenido que equivale a, en algunos casos, varios terabytes de información. Si la compañía Fortune 500 de hoy tuviera toda su información en forma impresa, tomaría un ejército de empleados de archivos solo para realizar un seguimiento de todo.
Muchas organizaciones tienen presencias web tanto internas como externas, las cuales pueden contener grandes cantidades de información actualizada regularmente. Web Content Management es un subconjunto importante de la gestión de contenido y se refiere a los programas y equipos utilizados para administrar este contenido basado en la web.
Los sistemas de gestión de contenido son sistemas electrónicos que toman datos y los organizan, de modo que se puede recuperar, buscar y actualizar fácilmente y compartirse en toda la organización. El ingrediente básico es la tecnología de la base de datos, aunque un CMS es más que una base de datos; élIncluye tecnología de búsqueda sofisticada y mecanismos de almacenamiento escalonados que pueden rotar contenido en varios tipos de almacenamiento basado en hardware (CD-ROM, cinta, etc.), dependiendo de la frecuencia con la que se accede.
Un CMS, porque está destinado a administrar todos los tipos de información, independientemente del formato, también debe ofrecer un alto nivel de interoperabilidad de documentos. Es decir, todos los documentos, incluidos los documentos de procesamiento de palabras, las hojas de cálculo, las bases de datos, los archivos .pdf y cualquier otro tipo de archivo, deben clasificarse y referenciarse de manera transversal para que al realizar una búsqueda, toda la información relevante esté disponible, independientemente de su origen o formato. Además, la interoperabilidad entre los sistemas de gestión de contenido se ha vuelto esencial, de modo que múltiples organizaciones y agencias gubernamentales puedan compartir información cuando sea necesario, incluso si están utilizando diferentes sistemas.
Mientras compartir información ha tomadoGran importancia en la economía de la información actual, el sistema de gestión de contenido también debe tener en cuenta la autorización y proporcionar una instalación de tal manera que un administrador pueda especificar qué destinatarios pueden obtener acceso a qué contenido. Los derechos de acceso a documentos deben poder establecerse al nivel de un usuario individual.
Otros elementos importantes de un sistema de gestión de contenido incluyen la capacidad de capturar fácilmente grandes volúmenes de documentos automáticamente, la capacidad de reutilizar documentos y volver a ensamblarlos en nuevos documentos, y la capacidad de crear un flujo de trabajo que refleje las dependencias de un documento sobre otro. Por último, muchos sistemas de gestión de contenido incluyen características de colaboración, que permiten a varios trabajadores en ubicaciones separadas colaborarse en la creación o edición de documentos, y administrar cambios y revisiones a los documentos. El aspecto colaborativo del CMS también se asegurará de que cada información asociada con un proyecto en particular esté sincronizado,y distribuido a todos los miembros del equipo del proyecto de manera oportuna.