Was ist ein Content Management System (CMS)?
Mehr als jede andere Ware wird das moderne Unternehmen von Informationen befeuert. Der Beginn elektronisch erstellter Medien hat unsere Wirtschaft in eine Informationsökonomie verwandelt. Die größten Unternehmen haben Inhalte, die sich in einigen Fällen auf mehrere Terabyte an Informationen belaufen. Wenn das heutige Fortune-500-Unternehmen alle Informationen in gedruckter Form hätte, würde es eine Armee von Aktenbeamten brauchen, um alles im Auge zu behalten.
Viele Unternehmen verfügen sowohl über interne als auch externe Internetauftritte, die große Mengen regelmäßig aktualisierter Informationen enthalten können. Die Verwaltung von Webinhalten ist eine wichtige Untergruppe der Inhaltsverwaltung und bezieht sich auf Programme und Geräte, die zur Verwaltung dieser webbasierten Inhalte verwendet werden.
Content-Management-Systeme sind elektronische Systeme, die Daten erfassen und organisieren, sodass sie leicht abgerufen, durchsucht und aktualisiert und im gesamten Unternehmen geteilt werden können. Der Grundbestandteil ist die Datenbanktechnologie, obwohl ein CMS mehr als eine Datenbank ist. Es enthält eine ausgefeilte Suchtechnologie und mehrstufige Speichermechanismen, mit denen Inhalte in verschiedene Arten von hardwarebasiertem Speicher (CD-ROM, Band usw.) umgewandelt werden können, je nachdem, wie oft darauf zugegriffen wird.
Ein CMS, das alle Arten von Informationen unabhängig vom Format verwalten soll, muss auch ein hohes Maß an Dokumentinteroperabilität bieten. Das heißt, alle Dokumente, einschließlich Textverarbeitungsdokumente, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, PDF-Dateien und andere Dateitypen, müssen kategorisiert und mit Querverweisen versehen werden, damit bei einer Suche alle relevanten Informationen unabhängig davon verfügbar sind Herkunft oder Format. Darüber hinaus ist die Interoperabilität zwischen Content-Management-Systemen von entscheidender Bedeutung, damit mehrere Organisationen und Regierungsbehörden bei Bedarf Informationen austauschen können, selbst wenn sie unterschiedliche Systeme verwenden.
Während die Weitergabe von Informationen in der heutigen Informationswirtschaft einen hohen Stellenwert hat, muss das Content-Management-System auch die Autorisierung berücksichtigen und eine Funktion bereitstellen, mit der ein Administrator festlegen kann, welche Empfänger auf welche Inhalte zugreifen dürfen. Dokumentzugriffsrechte sollten auf die Ebene eines einzelnen Benutzers festgelegt werden können.
Weitere wichtige Elemente eines Content-Management-Systems sind die einfache automatische Erfassung großer Dokumentenmengen, die Möglichkeit, Dokumente wiederzuverwenden und zu neuen Dokumenten zusammenzusetzen sowie die Möglichkeit, einen Workflow zu erstellen, der die Abhängigkeiten eines Dokuments von einem anderen Dokument widerspiegelt. Schließlich enthalten viele Content-Management-Systeme Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten an der Erstellung oder Bearbeitung von Dokumenten zusammenarbeiten und Änderungen und Überarbeitungen von Dokumenten verwalten können. Der kollaborative Aspekt des CMS stellt außerdem sicher, dass alle mit einem bestimmten Projekt verbundenen Informationen synchronisiert und rechtzeitig an alle Mitglieder des Projektteams verteilt werden.