Vad är ett Content Management System (CMS)?
Mer än någon annan handelsvara drivs det moderna företaget av information. Uppkomsten av elektroniskt skapade media har förvandlat vår ekonomi till en informationsekonomi, där de största företagen har innehåll som i vissa fall uppgår till flera terabyte information. Om dagens Fortune 500-företag hade all sin information i tryckt form skulle det ta en armé av filmyndigheter bara för att hålla reda på allt.
Många organisationer har både interna och externa webbpresentationer, som båda kan innehålla stora mängder regelbundet uppdaterad information. Webbinnehållshantering är en viktig delmängd av innehållshantering och avser program och utrustning som används för att hantera detta webbaserade innehåll.
Innehållshanteringssystem är elektroniska system som tar data och organiserar dem, så att de enkelt kan hämtas, sökas och uppdateras och delas över hela organisationen. Den grundläggande ingrediensen är databasteknologi, även om en CMS är mer än en databas; den innehåller sofistikerad sökteknologi och lagrade mekanismer som kan rotera innehåll till olika typer av hårdvarubaserad lagring (CD-ROM, band etc.), beroende på hur ofta det går åt.
Ett CMS, eftersom det är tänkt att hantera alla typer av information oavsett format, måste också erbjuda en hög nivå av dokumentinteroperabilitet. Det vill säga att alla dokument, inklusive ordbehandlingsdokument, kalkylark, databaser, .PDF-filer och alla andra typer av filer, måste alla kategoriseras och korsreferenseras så att vid genomförande av en sökning kommer all relevant information att bli tillgänglig, oavsett ursprung eller format. Dessutom har interoperabilitet mellan innehållshanteringssystem blivit viktigt, så att flera organisationer och myndigheter kan dela information när det behövs, även om de använder olika system.
Även om delning av information har tagit stor vikt i dagens informationsekonomi, måste innehållshanteringssystemet också ta hänsyn till auktorisation och tillhandahålla en anläggning så att en administratör kan specificera vilka mottagare som får tillgång till vilket innehåll. Dokumentåtkomsträttigheter bör kunna ställas in på en enskild användares nivå.
Andra viktiga delar i ett innehållshanteringssystem inkluderar förmågan att enkelt fånga stora volymer dokument automatiskt, förmågan att återanvända dokument och återmontera dem till nya dokument och möjligheten att skapa ett arbetsflöde som återspeglar beroenden hos ett dokument på ett annat. Slutligen innehåller många innehållshanteringssystem samarbetsfunktioner, som tillåter flera arbetare på olika platser att samarbeta om skapande eller redigering av dokument, och hantera ändringar i och revideringar av dokument. Den samarbetsaspekten av CMS kommer också att se till att varje information som är associerad med ett visst projekt synkroniseras och distribueras till varje medlem i projektgruppen i tid.