Vad är ett innehållshanteringssystem (CMS)?
Mer än någon annan vara drivs det moderna företaget av information. Uppkomsten av elektroniskt skapade media har förvandlat vår ekonomi till en informationsekonomi, där de största företagen har innehåll som i vissa fall har flera terabyte information. Om dagens Fortune 500 -företag hade all sin information i tryckt form, skulle det kräva en armé av filmakare bara för att hålla reda på allt.
Många organisationer har både interna och externa webbpresentor, som båda kan innehålla stora mängder regelbunden uppdaterad information. Webbinnehållshantering är en viktig delmängd av innehållshantering och hänvisar till program och utrustning som används för att hantera detta webbaserade innehåll.
innehållshanteringssystem är elektroniska system som tar data och organiserar dem, så att det kan hämtas, sökas och uppdateras enkelt och delas i hela organisationen. Den grundläggande ingrediensen är databasteknologi, även om en CMS är mer än en databas; detInkluderar sofistikerad sökningsteknik och lagringsmekanismer som kan rotera innehåll till olika typer av hårdvarubaserad lagring (CD-ROM, band, etc.), beroende på hur ofta den nås.
A CMS, eftersom det är avsett att hantera alla typer av information oavsett format, måste också erbjuda en hög nivå av dokumentinteroperabilitet. Det vill säga, alla dokument, inklusive ordbehandlingsdokument, kalkylblad, databaser, .pdf-filer och någon annan typ av fil, måste alla kategoriseras och korsreferenser så att när du genomför en sökning kommer all relevant information att bli tillgänglig, oavsett ursprung eller format. Dessutom har interoperabilitet mellan innehållshanteringssystem blivit väsentlig, så att flera organisationer och myndigheter kan dela information vid behov, även om de använder olika system.
medan delning av information har tagit på sigStor betydelse i dagens informationsekonomi måste innehållshanteringssystemet också ta hänsyn till tillstånd och tillhandahålla en anläggning så att en administratör kan ange vilka mottagare som kan få tillgång till vilket innehåll. Dokumentåtkomsträttigheter bör kunna ställas in på nivån för en enskild användare.
Andra viktiga element i ett innehållshanteringssystem inkluderar förmågan att enkelt fånga stora volymer av dokument automatiskt, förmågan att återanvända dokument och återmontera dem i nya dokument och förmågan att skapa ett arbetsflöde som återspeglar beroenden av ett dokument på ett annat. Slutligen inkluderar många innehållshanteringssystem samarbetsfunktioner, som gör det möjligt för flera arbetare på separata platser att samarbeta om skapandet eller redigeringen av dokument och hantera förändringar i och revideringar av dokument. Den samarbetsvilliga aspekten av CMS kommer också att se till att varje information som är associerad med ett visst projekt är synkroniserat,och distribueras till varje medlem i projektgruppen i rätt tid.