O que é um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS)?
Mais do que qualquer outra mercadoria, a empresa moderna é alimentada por informações. O início da mídia criada eletronicamente transformou nossa economia em uma economia da informação, com as maiores empresas com conteúdo equivalente a, em alguns casos, vários terabytes de informação. Se a empresa Fortune 500 de hoje tivesse todas as suas informações impressas, seria necessário um exército de arquivistas apenas para acompanhar tudo.
Muitas organizações têm presença na web interna e externa, ambas contendo grandes quantidades de informações atualizadas regularmente. O gerenciamento de conteúdo da Web é um subconjunto importante de gerenciamento de conteúdo e refere-se a programas e equipamentos usados para gerenciar esse conteúdo baseado na Web.
Os sistemas de gerenciamento de conteúdo são sistemas eletrônicos que coletam e organizam dados, para que possam ser recuperados, pesquisados e atualizados com facilidade e compartilhados por toda a organização. O ingrediente básico é a tecnologia de banco de dados, embora um CMS seja mais do que um banco de dados; inclui tecnologia de pesquisa sofisticada e mecanismos de armazenamento em camadas que podem girar o conteúdo para vários tipos de armazenamento baseado em hardware (CD-ROM, fita etc.), dependendo da frequência com que é acessado.
Um CMS, porque se destina a gerenciar todos os tipos de informações, independentemente do formato, também deve oferecer um alto nível de interoperabilidade de documentos. Ou seja, todos os documentos, incluindo documentos de processamento de texto, planilhas, bancos de dados, arquivos .PDF e qualquer outro tipo de arquivo, devem ser categorizados e com referências cruzadas para que, ao realizar uma pesquisa, todas as informações relevantes se tornem disponíveis, independentemente de origem ou formato. Além disso, a interoperabilidade entre sistemas de gerenciamento de conteúdo tornou-se essencial, para que várias organizações e agências governamentais possam compartilhar informações quando necessário, mesmo se estiverem usando sistemas diferentes.
Embora o compartilhamento de informações tenha assumido grande importância na economia atual das informações, o sistema de gerenciamento de conteúdo também deve levar em consideração a autorização e fornecer um recurso para que um administrador possa especificar quais destinatários podem obter acesso a qual conteúdo. Os direitos de acesso a documentos devem poder ser definidos no nível de um usuário individual.
Outros elementos importantes de um sistema de gerenciamento de conteúdo incluem a capacidade de capturar facilmente grandes volumes de documentos automaticamente, a capacidade de reutilizar documentos e remontá-los em novos documentos e a capacidade de criar um fluxo de trabalho que reflita as dependências de um documento em outro. Por fim, muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo incluem recursos colaborativos, que permitem que vários funcionários em locais separados colaborem na criação ou edição de documentos e gerenciem alterações e revisões de documentos. O aspecto colaborativo do CMS também garantirá que todas as informações associadas a um projeto específico sejam sincronizadas e distribuídas a todos os membros da equipe do projeto em tempo hábil.