Wat is een Content Management Systeem (CMS)?
Meer dan welke andere grondstof wordt de moderne onderneming gevoed door informatie. Het ontstaan van elektronisch gecreëerde media heeft onze economie getransformeerd in een informatie-economie, waarbij de grootste ondernemingen content hebben die in sommige gevallen meerdere terabytes aan informatie vertegenwoordigt. Als het Fortune 500-bedrijf van vandaag al zijn informatie in gedrukte vorm zou hebben, zou er een leger van archiefmedewerkers nodig zijn om alles bij te houden.
Veel organisaties hebben zowel interne als externe webaanwezigheid, die beide enorme hoeveelheden regelmatig bijgewerkte informatie kunnen bevatten. Webinhoudsbeheer is een belangrijke subset van inhoudsbeheer en verwijst naar programma's en apparatuur die worden gebruikt om deze webgebaseerde inhoud te beheren.
Contentmanagementsystemen zijn elektronische systemen die gegevens verzamelen en ordenen, zodat deze eenvoudig kunnen worden opgehaald, doorzocht en bijgewerkt en gedeeld door de hele organisatie. Het basisingrediënt is databasetechnologie, hoewel een CMS meer is dan een database; het bevat geavanceerde zoektechnologie en gelaagde opslagmechanismen die inhoud kunnen roteren naar verschillende soorten hardware-gebaseerde opslag (CD-ROM, tape, enz.), afhankelijk van hoe vaak deze wordt gebruikt.
Een CMS, omdat het bedoeld is om alle soorten informatie te beheren, ongeacht het formaat, moet ook een hoge mate van documentinteroperabiliteit bieden. Dat wil zeggen dat alle documenten, inclusief tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, databases, .PDF-bestanden en elk ander type bestand, allemaal moeten worden gecategoriseerd en waarnaar moet worden verwezen, zodat bij het uitvoeren van een zoekopdracht alle relevante informatie beschikbaar komt, ongeacht van oorsprong of formaat. Bovendien is interoperabiliteit tussen systemen voor inhoudbeheer van essentieel belang geworden, zodat meerdere organisaties en overheidsinstanties informatie kunnen uitwisselen wanneer nodig, zelfs als ze verschillende systemen gebruiken.
Hoewel het delen van informatie in de hedendaagse informatie-economie van groot belang is geweest, moet het inhoudbeheersysteem ook rekening houden met autorisatie en een voorziening bieden zodat een beheerder kan specificeren welke ontvangers toegang kunnen krijgen tot welke inhoud. Toegangsrechten voor documenten moeten kunnen worden ingesteld op het niveau van een individuele gebruiker.
Andere belangrijke elementen van een inhoudbeheersysteem zijn de mogelijkheid om eenvoudig grote hoeveelheden documenten automatisch vast te leggen, de mogelijkheid om documenten opnieuw te gebruiken en opnieuw samen te voegen tot nieuwe documenten, en de mogelijkheid om een workflow te creëren die afhankelijkheden van het ene document op het andere weerspiegelt. Ten slotte bevatten veel inhoudbeheersystemen samenwerkingsfuncties, waarmee meerdere werknemers op verschillende locaties kunnen samenwerken aan het maken of bewerken van documenten en wijzigingen in en revisies van documenten kunnen beheren. Het samenwerkingsaspect van het CMS zorgt er ook voor dat alle informatie die bij een bepaald project hoort, wordt gesynchroniseerd en tijdig aan elk lid van het projectteam wordt verspreid.