Qu'est-ce qu'un système de gestion de contenu (CMS)?
Plus que toute autre marchandise, l'entreprise moderne est alimentée par l'information. L’apparition de médias créés électroniquement a transformé notre économie en une économie de l’information, les plus grandes entreprises ayant un contenu pouvant aller jusqu’à plusieurs téraoctets d’information. Si la société Fortune 500 d’aujourd’hui dispose de toutes ses informations sous forme imprimée, il faudrait une armée de gestionnaires de fichiers pour la surveiller entièrement.
De nombreuses organisations ont une présence Web interne et externe, les deux pouvant contenir de très nombreuses informations régulièrement mises à jour. La gestion de contenu Web est un sous-ensemble important de la gestion de contenu et fait référence aux programmes et équipements utilisés pour gérer ce contenu Web.
Les systèmes de gestion de contenu sont des systèmes électroniques qui prennent et organisent les données, de manière à pouvoir les récupérer, les rechercher, les mettre à jour facilement et les partager dans l’ensemble de l’organisation. L'ingrédient de base est la technologie de base de données, même si un CMS est plus qu'une base de données; il inclut une technologie de recherche sophistiquée et des mécanismes de stockage hiérarchisés pouvant faire pivoter le contenu en différents types de stockage matériel (CD-ROM, bande, etc.), en fonction de la fréquence d'accès.
Parce qu’il est conçu pour gérer tous les types d’informations, quel que soit leur format, un CMS doit également offrir un niveau élevé d’interopérabilité des documents. Autrement dit, tous les documents, y compris les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les fichiers .PDF et tout autre type de fichier, doivent tous être classés et référencés de manière à ce que lors de la recherche, toutes les informations pertinentes soient disponibles, quelle que soit la d'origine ou de format. En outre, l'interopérabilité entre les systèmes de gestion de contenu est devenue essentielle pour permettre à plusieurs organisations et agences gouvernementales de partager des informations lorsque cela est nécessaire, même si elles utilisent des systèmes différents.
Alors que le partage d'informations a pris une grande importance dans l'économie de l'information d'aujourd'hui, le système de gestion de contenu doit également prendre en compte l'autorisation et fournir une fonctionnalité permettant à un administrateur de spécifier quels destinataires peuvent accéder à quel contenu. Les droits d'accès aux documents doivent pouvoir être définis au niveau d'un utilisateur individuel.
Les autres éléments importants d’un système de gestion de contenu incluent la possibilité de capturer facilement de grands volumes de documents automatiquement, de réutiliser et de réassembler des documents dans de nouveaux documents et de créer un flux de travail qui reflète les dépendances d’un document à l’autre. Enfin, de nombreux systèmes de gestion de contenu incluent des fonctionnalités de collaboration, qui permettent à plusieurs travailleurs situés dans des emplacements distincts de collaborer à la création ou à la modification de documents et de gérer les modifications et les révisions apportées aux documents. L'aspect collaboratif du système de gestion de contenu s'assurera également que chaque élément d'information associé à un projet particulier est synchronisé et distribué à chaque membre de l'équipe de projet en temps voulu.