Qu'est-ce qu'un système de gestion de contenu (CMS)?
Plus que toute autre marchandise, l'entreprise moderne est alimentée par des informations. Le début des médias créés électroniquement a transformé notre économie en économie de l'information, les plus grandes entreprises ayant un contenu équivalant, dans certains cas, à plusieurs téraoctets d'information. Si la société Fortune 500 d'aujourd'hui avait toutes ses informations sous forme imprimée, il faudrait une armée de commis de dossier juste pour garder une trace de tout cela.
De nombreuses organisations ont des présences Web internes et externes, qui peuvent toutes deux contenir de grandes quantités d'informations régulièrement mises à jour. La gestion du contenu Web est un sous-ensemble important de la gestion du contenu et fait référence aux programmes et aux équipements utilisés pour gérer ce contenu Web.
Les systèmes de gestion de contenu sont des systèmes électroniques qui prennent des données et l'organisent, de sorte qu'il peut être récupéré, recherché et mis à jour facilement et partagé dans toute l'organisation. L'ingrédient de base est la technologie de la base de données, bien qu'un CMS soit plus qu'une base de données; ilComprend une technologie de recherche sophistiquée et des mécanismes de stockage à plusieurs niveaux qui peuvent faire tourner le contenu en différents types de stockage matériel (CD-ROM, bande, etc.), selon la fréquence à laquelle il est accessible.
Un CMS, car il est destiné à gérer tous les types d'informations, quel que soit le format, doit également offrir un niveau élevé d'interopérabilité des documents. C'est-à-dire que tous les documents, y compris les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les fichiers .pdf et tout autre type de fichier, doivent tous être classés et référencés croisés de sorte que lors de la recherche d'une recherche, toutes les informations pertinentes deviendront disponibles, indépendamment d'origine ou de format. De plus, l'interopérabilité entre les systèmes de gestion de contenu est devenue essentielle, de sorte que plusieurs organisations et agences gouvernementales peuvent partager des informations si nécessaire, même si elles utilisent différents systèmes.
Bien que le partage d'informations ait prisUne grande importance dans l'économie de l'information d'aujourd'hui, le système de gestion de contenu doit également prendre en compte l'autorisation et fournir une installation telle qu'un administrateur peut spécifier quels destinataires peuvent avoir accès au contenu. Les droits d'accès aux documents devraient pouvoir être fixés au niveau d'un utilisateur individuel.
Les autres éléments importants d'un système de gestion de contenu comprennent la capacité de capturer facilement de grands volumes de documents automatiquement, la capacité de réutiliser des documents et de les réassembler dans de nouveaux documents et la possibilité de créer un flux de travail qui reflète les dépendances d'un document sur l'autre. Enfin, de nombreux systèmes de gestion de contenu incluent des fonctionnalités collaboratives, qui permettent à plusieurs travailleurs dans des endroits distincts de collaborer à la création ou à l'édition de documents, et à gérer les changements et les révisions des documents. L'aspect collaboratif de la CMS s'assurera également que chaque élément d'information associé à un projet particulier est synchronisé,et distribué à chaque membre de l'équipe de projet en temps opportun.