Co to jest system zarządzania treścią (CMS)?
Bardziej niż jakikolwiek inny towar, nowoczesne przedsiębiorstwo napędzane jest przez informacje. Pojawienie się elektronicznie utworzonych mediów przekształciło naszą gospodarkę w gospodarkę informacyjną, przy czym największe przedsiębiorstwa mają zawartość wynoszącą, w niektórych przypadkach, kilka terabajtów informacji. Gdyby dzisiejsza firma z listy Fortune 500 posiadała wszystkie informacje w formie drukowanej, potrzebowałaby armii pracowników biurowych tylko po to, aby to wszystko śledzić.
Wiele organizacji ma zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną obecność w sieci, przy czym obie mogą zawierać ogromne ilości regularnie aktualizowanych informacji. Zarządzanie treścią internetową jest ważnym podzbiorem zarządzania treścią i odnosi się do programów i urządzeń używanych do zarządzania tą treścią internetową.
Systemy zarządzania treścią to systemy elektroniczne, które pobierają dane i organizują je, dzięki czemu można je łatwo wyszukiwać, wyszukiwać i aktualizować oraz udostępniać w całej organizacji. Podstawowym składnikiem jest technologia baz danych, chociaż CMS to coś więcej niż baza danych; zawiera zaawansowaną technologię wyszukiwania i wielopoziomowe mechanizmy przechowywania, które mogą zamieniać zawartość w różnego rodzaju sprzętowe urządzenia pamięci masowej (CD-ROM, taśma itp.), w zależności od częstotliwości dostępu.
CMS, ponieważ ma na celu zarządzanie wszystkimi typami informacji niezależnie od formatu, musi również zapewniać wysoki poziom interoperacyjności dokumentów. Oznacza to, że wszystkie dokumenty, w tym dokumenty, edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, bazy danych, pliki .PDF i wszelkie inne typy plików, muszą być kategoryzowane i odsyłane do nich, aby podczas przeprowadzania wyszukiwania wszystkie istotne informacje były dostępne, niezależnie od tego, pochodzenia lub formatu. Ponadto interoperacyjność między systemami zarządzania treścią stała się niezbędna, dzięki czemu wiele organizacji i agencji rządowych może udostępniać informacje w razie potrzeby, nawet jeśli korzystają z różnych systemów.
Chociaż współdzielenie informacji ma ogromne znaczenie w dzisiejszej gospodarce informacyjnej, system zarządzania treścią musi również uwzględniać autoryzację i zapewniać taką funkcję, że administrator może określić, którzy odbiorcy mogą uzyskać dostęp do której treści. Prawa dostępu do dokumentów powinny być możliwe do ustalenia na poziomie indywidualnego użytkownika.
Inne ważne elementy systemu zarządzania treścią obejmują możliwość łatwego automatycznego przechwytywania dużych ilości dokumentów, możliwość ponownego wykorzystania dokumentów i ponownego złożenia ich w nowe dokumenty oraz możliwość utworzenia przepływu pracy odzwierciedlającego zależności jednego dokumentu od drugiego. Wreszcie, wiele systemów zarządzania treścią zawiera funkcje współpracy, które pozwalają wielu pracownikom w różnych lokalizacjach współpracować przy tworzeniu lub edycji dokumentów oraz zarządzać zmianami i poprawkami w dokumentach. Wspólny aspekt CMS zapewni również synchronizację i przekazywanie każdej informacji związanej z konkretnym projektem na czas każdemu członkowi zespołu projektowego.