Co je to měkká kopie?
Měkká kopie je elektronická kopie dokumentu. Kontrastuje s tištěnou kopií, dokumentem vytištěným na papíře nebo na jiném médiu. Měkké kopie se snadno přenášejí, distribuují, sdílí a manipulují - všechny potenciální nevýhody nebo výhody, v závislosti na zúčastněném dokumentu. Mohou být také použity ke generování tištěných kopií vytištěním kopie dokumentu. Mnoho bezpapírových nebo nízkých odpadu se silně spoléhá na měkké kopie pro komunikaci a sdílení informací. Pro přidané zabezpečení lze dokument uložit ve formátu pouze pro čtení. To umožní lidem vidět to, ale nezměnit měkkou kopii. V případech, kdy se lidé obávají, že se údaje mění nebo manipulují s lidmi, kteří mají přístup k souboru, může to být užitečné. Některé programy také udržují protokoly změn, což lidem umožňuje sledovat změny provedené v dokumentu a v případě žádoucího o obnovení dokumentu do předchozího bodu je vrátí.
Lidé s měkkými kopiemi je mohou poslat e -mailem, převést je přes síť nebo je umístit na disk nebo přenosný pevný disk ke sdílení. Tato rozmanitost technik pro distribuci může být užitečná a může umožnit kancelářům eliminovat výdaje, jako jsou faxové stroje a kurýry. Měkké kopie obecně nemají zcela stejné právní postavení jako tištěné kopie kvůli potenciálu pro změnu, ale mohou být použity pro většinu činností v kanceláři, včetně věcí, jako je odesílání návrhů měkké kopie smlouvy za úpravy a schválení, přičemž lidé před podepsáním pečlivě přezkoumávají tištěnou kopii.
měkké kopie lze také použít pro věci, jako jsou prezentace, přičemž lidé buď distribuují dokument elektronicky, takže každý má kopii, nebo ji zobrazí na obrazovce při prezentaci nebo události. Schopnost provádět úpravy až do poslední MinuTE může být užitečné pro lidi, kteří chtějí čas na zdokonalení svých prezentací a kteří možná budou muset provést změny na poslední chvíli, aby vyhověli měnícím se informacím a jiným problémům. Učitelé často ukládají materiály ve třídě ve formě měkké kopie, aby je mohli snadno změnit a znovu je použít na lekce.
Pro kanceláře, kde je prostor velkým hlediskem, může jít zcela nebo většinou elektronicky přinést významné výhody. Lidé mohou přezkoumat materiály v měkké kopii a vyhnout se tvorbě velkých objemu papíru, které budou vyžadovat úložiště. Je -li bezpečnost problémem, lze stanovit elektronická bezpečnostní opatření, aby měkkých kopií poskytly co nejvíce ochrany. To může zahrnovat nástroje, jako jsou vzdálené zálohování, které ušetří kopie v případě požárů, virů a dalších problémů.