Co je to měkká kopie?
Měkká kopie je elektronická kopie dokumentu. Kontrastuje se v tištěné podobě, dokumentu vytištěném na papíře nebo na jiném médiu. Měkké kopie lze snadno přenášet, distribuovat, sdílet a manipulovat - všechny potenciální nevýhody nebo výhody v závislosti na použitém dokumentu. Lze je také použít k vytváření tištěných kopií vytištěním kopie dokumentu. Mnoho kanceláří bez papíru nebo s nízkým plýtváním se při komunikaci a sdílení informací silně spoléhá na měkké kopie.
Měkké kopie lze obvykle otevřít v různých programech pro zpracování textu. Pro zvýšení bezpečnosti lze dokument uložit ve formátu jen pro čtení. Umožní to lidem prohlížet si, ale nezmění jejich kopii. V případech, kdy jsou lidé znepokojeni změnou nebo manipulací s údaji lidmi, kteří mají přístup k souboru, může to být užitečné. Některé programy také udržují protokoly změn, které umožňují lidem sledovat změny provedené v dokumentu a v případě potřeby je vrátit zpět, aby se dokument vrátil do předchozího bodu.
Lidé s měkkými kopiemi je mohou odesílat prostřednictvím e-mailu, přenášet je přes síť nebo je dát na disk nebo přenosný pevný disk ke sdílení. Tato řada technik distribuce může být užitečná a může úřadům umožnit eliminovat náklady, jako jsou faxy a kurýři. Měkké kopie nemají obecně stejné právní postavení jako tištěné kopie z důvodu možného pozměnění, ale mohou být použity pro většinu činností v kanceláři, včetně věcí, jako je zasílání návrhů smlouvy v kopiích tam a zpět pro úpravy a schvalování. , s tím, že lidé před podpisem pečlivě zkontrolují tištěnou kopii, aby se ujistili, že obsahuje změny, které chtějí.
Měkké kopie mohou být také použity pro věci, jako jsou prezentace, s lidmi, kteří distribuují dokument elektronicky, takže každý má kopii, nebo ji zobrazuje na obrazovce při prezentaci nebo události. Schopnost provádět úpravy až na poslední chvíli může být užitečná pro lidi, kteří chtějí čas na zdokonalení svých prezentací a kteří mohou potřebovat provést poslední změny, aby vyhověli měnícím se informacím a dalším problémům. Učitelé často ukládají materiály ve třídě v papírové podobě, aby je mohli snadno změnit a znovu použít pro výuku.
Pro kanceláře, kde je prostor důležitým aspektem, může jít zcela nebo většinou elektronicky o značné výhody. Lidé mohou prohlížet materiály v měkké kopii a vyhýbat se vytváření velkého množství papíru, které bude vyžadovat skladování. Pokud se jedná o bezpečnost, mohou být zavedena opatření elektronické bezpečnosti, která poskytnou co největší ochranu měkkým kopiím. To může zahrnovat nástroje, jako jsou vzdálené zálohy pro ukládání kopií v případě požáru, virů a dalších problémů.