Was ist eine Soft Copy?
Eine Soft Copy ist eine elektronische Kopie eines Dokuments. Es steht im Gegensatz zu einem Ausdruck, einem auf Papier ausgedruckten Dokument oder einem anderen Medium. Softcopies sind einfach zu übertragen, zu verteilen, weiterzugeben und zu bearbeiten - je nach Dokument gibt es alle möglichen Nachteile oder Vorteile. Sie können auch zum Erstellen von Ausdrucken verwendet werden, indem eine Kopie des Dokuments ausgedruckt wird. Viele papierlose Büros oder Büros, in denen wenig Abfall anfällt, verlassen sich stark auf weiche Kopien, um Informationen zu kommunizieren und auszutauschen.
Softcopies können normalerweise in einer Vielzahl von Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden. Zur Erhöhung der Sicherheit kann ein Dokument in einem schreibgeschützten Format gespeichert werden. Auf diese Weise können Benutzer es anzeigen, aber nicht die Softcopy ändern. In Fällen, in denen Personen besorgt sind, dass Daten von Personen geändert oder manipuliert werden, die Zugriff auf die Datei haben, kann dies hilfreich sein. Einige Programme führen auch Änderungsprotokolle, mit denen die am Dokument vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden können, und setzen diese bei Bedarf zurück, um das Dokument auf einen früheren Stand zurückzusetzen.
Benutzer mit weichen Kopien können sie per E-Mail senden, über ein Netzwerk übertragen oder auf eine Disc oder eine tragbare Festplatte kopieren, um sie freizugeben. Diese Vielzahl von Verteilungstechniken kann nützlich sein und es Büros ermöglichen, Ausgaben wie Faxgeräte und Kuriere zu eliminieren. Softcopys haben aufgrund des Änderungspotenzials im Allgemeinen nicht den gleichen rechtlichen Status wie Ausdrucke. Sie können jedoch für die meisten Aktivitäten in einem Büro verwendet werden, z. B. zum Senden von Softcopy-Entwürfen eines Vertrags zur Bearbeitung und Genehmigung Überprüfen Sie den Ausdruck sorgfältig, bevor Sie unterschreiben, um sicherzustellen, dass er die gewünschten Änderungen enthält.
Softcopies können auch für Präsentationen verwendet werden, bei denen die Benutzer das Dokument entweder elektronisch verteilen, damit jeder eine Kopie hat, oder es bei einer Präsentation oder Veranstaltung auf einem Bildschirm anzeigen. Die Möglichkeit, Bearbeitungen bis zur letzten Minute vorzunehmen, kann für Personen nützlich sein, die Zeit für die Perfektionierung ihrer Präsentationen benötigen und unter Umständen Änderungen in letzter Minute vornehmen müssen, um sich ändernden Informationen und anderen Problemen Rechnung zu tragen. Lehrer speichern Unterrichtsmaterialien häufig in Form von Softcopies, damit sie sie problemlos ändern und für den Unterricht wiederverwenden können.
In Büros, in denen der Platz eine wichtige Rolle spielt, kann die vollständige oder überwiegend elektronische Verwendung erhebliche Vorteile bringen. Die Benutzer können die Materialien in gedruckter Form prüfen und vermeiden, dass große Papiermengen erzeugt werden, die gespeichert werden müssen. Wenn Sicherheit ein Problem ist, können elektronische Sicherheitsmaßnahmen festgelegt werden, um so viel Schutz wie möglich für weiche Kopien zu bieten. Dies kann Tools wie Remote-Backups zum Speichern von Kopien bei Bränden, Viren und anderen Problemen umfassen.