Was ist eine weiche Kopie?
Eine Softkopie ist eine elektronische Kopie eines Dokuments. Es steht im Gegensatz zu einer harten Kopie, einem auf Papier oder einem anderen Medium ausgedruckten Dokument. Soft -Kopien sind einfach zu übertragen, zu verteilen, zu teilen und zu manipulieren - alle potenziellen Nachteile oder Vorteile, abhängig vom beteiligten Dokument. Sie können auch verwendet werden, um harte Kopien zu generieren, indem eine Kopie des Dokuments ausgedruckt wird. Viele papierlose oder niedrig abfällige Büros verlassen sich stark auf weiche Kopien, um Informationen zu kommunizieren und zu teilen. Für zusätzliche Sicherheit kann ein Dokument in einem LEAD -Format gespeichert werden. Auf diese Weise können die Leute es sich ansehen, aber die weiche Kopie nicht ändern. In Fällen, in denen Menschen besorgt sind, dass Daten von Personen geändert oder manipuliert werden, die Zugriff auf die Datei haben, kann dies nützlich sein. Einige Programme behalten auch Änderungsprotokolle bei, sodass Personen Änderungen am Dokument nachverfolgen können, sodass sie das Dokument wiederherstellen möchten.
Personen mit Soft -Kopien können sie per E -Mail senden, sie über ein Netzwerk übertragen oder auf eine Disc oder eine tragbare Festplatte zum Teilen setzen. Diese Vielfalt von Techniken für die Verteilung kann nützlich sein und es Büros ermöglichen, Ausgaben wie Faxgeräte und Kuriere zu beseitigen. Soft Exemplare haben im Allgemeinen nicht die gleiche rechtliche Stellung wie harte Kopien aufgrund des Änderungspotentials, aber sie können für die meisten Aktivitäten in einem Büro verwendet werden, einschließlich Dingen wie dem Versenden von Soft Copy -Entwürfen eines Vertrags zur Bearbeitung und Genehmigung.
Soft -Kopien können auch für Dinge wie Präsentationen verwendet werden, wobei Personen entweder das Dokument elektronisch verteilt haben, sodass jeder eine Kopie hat oder es auf einem Bildschirm bei einer Präsentation oder Veranstaltung auf einem Bildschirm anzeigt. Die Fähigkeit, Änderungen bis zur letzten Minu vorzunehmenTE kann nützlich sein, wenn Menschen Zeit haben möchten, um ihre Präsentationen zu perfektionieren, und die möglicherweise in letzter Minute Änderungen vornehmen müssen, um sich ändernde Informationen und andere Probleme zu berücksichtigen. Lehrer speichern oft Klassenzimmermaterialien in weicher Kopienform, damit sie sie leicht ändern und für den Unterricht wiederverwenden können.
Für Büros, in denen Platz eine große Überlegung ist, kann die vollständige oder meist elektronische Leistung erhebliche Vorteile bieten. Menschen können Materialien in weicher Kopien überprüfen und die Erzeugung großer Papiervolumina vermeiden, für die Lagerung erforderlich ist. Wenn Sicherheit betrifft, können elektronische Sicherheitsmaßnahmen festgelegt werden, um weiche Kopien so viel Schutz wie möglich zu bieten. Dies kann Tools wie Fernbinder umfassen, um Kopien im Falle von Bränden, Viren und anderen Problemen zu speichern.