ソフトコピーとは何ですか？

ソフトコピーはドキュメントの電子コピーです。ハードコピー、紙に印刷されたドキュメント、または別の媒体とは対照的です。ソフトコピーは、関連するドキュメントに応じて、移転、配布、共有、操作が簡単です。ドキュメントのコピーを印刷することにより、ハードコピーを生成するためにも使用できます。多くのペーパーレスまたは低廃棄物のオフィスは、情報を通信および共有するためにソフトコピーに大きく依存しています。

ソフトコピーは、通常、さまざまなワードプロセッシングプログラムで開かれます。セキュリティを追加するために、ドキュメントを読み取り専用形式で保存できます。これにより、人々はそれを見ることができますが、ソフトコピーを変更することはできません。ファイルにアクセスできる人によってデータが変更または操作されることを人々が懸念している場合、これは有用です。また、一部のプログラムは変更ログを維持し、人々がドキュメントに変更された変更を追跡できるようにし、ドキュメントを前のポイントに復元する必要がある場合に戻すことができます。

ソフトコピーを備えた人は、電子メールで送信したり、ネットワーク上に転送したり、ディスクまたはポータブルハードドライブに配置したりすることができます。このさまざまな配布の手法は有用であり、オフィスがファックスマシンやクーリエなどの費用を排除できるようにすることができます。ソフトコピーは、一般に、変更の可能性があるため、ハードコピーとまったく同じ法的立場を持っていませんが、編集と承認のために契約のソフトコピードラフトをやり取りするなど、署名する前にハードコピーを慎重にレビューして、必要な変更を確認する前に慎重にレビューするなど、オフィスでのほとんどのアクティビティに使用できます。

ソフトコピーは、プレゼンテーションのようなものにも使用できます。これは、すべての人がコピーを持っているか、プレゼンテーションやイベントで画面に表示されるように、ドキュメントを電子的に配布するかのどちらかです。最後のミヌまで編集する能力TEは、プレゼンテーションを完成させるために時間を望んでいる人や、変化する情報やその他の問題に対応するために土壇場の変更を加える必要がある人に役立ちます。教師は多くの場合、教室の素材をソフトコピー形式で保管しているため、容易に変更してレッスンのために再利用できます。

スペースが主要な考慮事項であるオフィスの場合、完全にまたはほとんど電子的になると、大きな利点をもたらすことができます。人々は、ソフトコピーで資料を確認し、保管を必要とする大量の紙の生成を回避できます。セキュリティが懸念される場合、ソフトコピーにできるだけ多くの保護を提供するために、電子セキュリティ対策を確立できます。これには、火災、ウイルス、その他の問題が発生した場合にコピーを保存するためのリモートバックアップなどのツールが含まれます。