ソフトコピーとは？

ソフトコピーは、ドキュメントの電子コピーです。 これは、ハードコピー、紙または他の媒体に印刷されたドキュメントとは対照的です。 ソフトコピーは、転送、配布、共有、および操作が簡単です。関連するドキュメントに応じて、すべての潜在的な欠点または利点があります。 また、ドキュメントのコピーを印刷することにより、ハードコピーを生成するために使用できます。 ペーパーレスオフィスや廃棄物の少ないオフィスの多くは、情報の伝達と共有のためにソフトコピーに大きく依存しています。

通常、ソフトコピーはさまざまなワードプロセッシングプログラムで開くことができます。 セキュリティを強化するために、ドキュメントを読み取り専用形式で保存できます。 これにより、人々はそれを見ることができますが、ソフトコピーを変更することはできません。 ファイルにアクセスできる人がデータを変更または操作することを人々が心配している場合、これは便利です。 また、一部のプログラムは変更ログを保持しており、ドキュメントに対する変更を追跡し、必要に応じてドキュメントを以前のポイントに復元するために元に戻すことができます。

ソフトコピーを持っている人は、メールで送信したり、ネットワーク経由で転送したり、ディスクやポータブルハードドライブに置いて共有したりできます。 配布のためのこのさまざまな手法は有用である可能性があり、オフィスではファックスや宅配便などの費用を削減できる場合があります。 通常、ソフトコピーは変更の可能性があるため、ハードコピーとまったく同じ法的地位を持ちませんが、編集や承認のために契約のソフトコピーの草案をやり取りするなど、オフィスでのほとんどの活動に使用できます。 、署名する前にハードコピーを注意深く確認し、必要な変更が含まれていることを確認します。

ソフトコピーは、プレゼンテーションなどの目的にも使用できます。ユーザーがドキュメントを電子的に配布して全員がコピーできるようにするか、プレゼンテーションやイベントで画面に表示します。 直前まで編集できる機能は、プレゼンテーションを完成させる時間が必要な場合や、情報の変更やその他の問題に対応するために直前の変更を行う必要がある場合に役立ちます。 多くの場合、教師は教室の教材をソフトコピー形式で保存するため、簡単に変更して授業で再利用できます。

スペースが重要な考慮事項であるオフィスの場合、完全にまたは大部分が電子機器であることが大きなメリットをもたらします。 人々は資料をソフトコピーで確認し、保管を必要とする大量の紙の生成を避けることができます。 セキュリティが懸念される場合は、ソフトコピーを可能な限り保護するための電子セキュリティ対策を確立できます。 これには、火災、ウイルス、その他の問題が発生した場合にコピーを保存するリモートバックアップなどのツールが含まれます。