Co to jest kopia miękka?
Kopia miękka to elektroniczna kopia dokumentu. Kontrastuje z wydrukiem, dokumentem wydrukowanym na papierze lub innym nośniku. Miękkie kopie są łatwe do przenoszenia, dystrybucji, udostępniania i manipulowania - wszystkie potencjalne wady i zalety, w zależności od zaangażowanego dokumentu. Można ich również używać do generowania wydruków, drukując kopię dokumentu. Wiele biur elektronicznych lub mało zużywających się biur polega w dużej mierze na miękkich kopiach do komunikacji i wymiany informacji.
Kopie miękkie można zazwyczaj otwierać w różnych programach do edycji tekstu. Aby zwiększyć bezpieczeństwo, dokument można zapisać w formacie tylko do odczytu. Umożliwi to ludziom przeglądanie go, ale nie będzie zmieniać miękkiej kopii. Może to być przydatne w przypadkach, gdy ludzie są zaniepokojeni zmianą danych lub manipulowaniem nimi przez osoby mające dostęp do pliku. Niektóre programy przechowują również dzienniki zmian, umożliwiając śledzenie zmian dokonanych w dokumencie, w razie potrzeby cofając je, aby przywrócić dokument do poprzedniego punktu.
Osoby posiadające kopie miękkie mogą wysyłać je pocztą e-mail, przesyłać je przez sieć lub umieszczać na dysku lub przenośnym dysku twardym w celu udostępnienia. Ta różnorodność technik dystrybucji może być użyteczna i może pozwolić biurom na wyeliminowanie wydatków, takich jak faksy i kurierzy. Kopie miękkie nie mają zasadniczo takiej samej mocy prawnej jak egzemplarze drukowane ze względu na możliwość zmian, ale można ich używać do większości czynności w biurze, w tym do przesyłania kopii umowy w obie strony w celu edycji i zatwierdzenia , przy czym ludzie dokładnie sprawdzają wersję papierową przed podpisaniem, aby upewnić się, że zawiera pożądane zmiany.
Miękkie kopie mogą być również używane do prezentacji, na których ludzie albo dystrybuują dokument elektronicznie, aby każdy miał kopię, albo wyświetlają ją na ekranie podczas prezentacji lub wydarzenia. Możliwość wprowadzania zmian do ostatniej chwili może być przydatna dla osób, które chcą czasu na udoskonalenie prezentacji i mogą potrzebować zmian w ostatniej chwili, aby uwzględnić zmieniające się informacje i inne problemy. Nauczyciele często przechowują materiały szkolne w formie miękkiej kopii, aby mogli je łatwo zmieniać i wykorzystywać ponownie na lekcje.
W przypadku biur, w których ważna jest przestrzeń, przejście w całości lub głównie na elektronikę może przynieść znaczące korzyści. Ludzie mogą przeglądać materiały w formie miękkiej i unikać tworzenia dużych ilości papieru, które będą wymagały przechowywania. Jeśli bezpieczeństwo stanowi problem, można wprowadzić elektroniczne środki bezpieczeństwa, aby zapewnić jak największą ochronę kopii miękkich. Może to obejmować narzędzia takie jak zdalne kopie zapasowe do zapisywania kopii w przypadku pożarów, wirusów i innych problemów.