Wat is een zachte kopie?
Een zachte kopie is een elektronische kopie van een document. Het staat in contrast met een hard copy, een document dat op papier of een ander medium wordt afgedrukt. Zachte exemplaren zijn gemakkelijk over te dragen, te distribueren, te delen en te manipuleren - alle potentiële nadelen of voordelen, afhankelijk van het betrokken document. Ze kunnen ook worden gebruikt om harde kopieën te genereren, door een kopie van het document af te drukken. Veel papierloze of low-waste kantoren zijn sterk afhankelijk van zachte kopieën voor het communiceren en delen van informatie.
Zachte kopieën kunnen meestal worden geopend in verschillende tekstverwerkingsprogramma's. Voor extra beveiliging kan een document worden opgeslagen in een alleen -formaat met alleen lezen. Hierdoor kunnen mensen het bekijken, maar niet de zachte kopie wijzigen. In gevallen waarin mensen zich zorgen maken over gegevens die worden gewijzigd of gemanipuleerd door mensen die toegang hebben tot het bestand, kan dit nuttig zijn. Sommige programma's houden ook wijzigingslogboeken bij, waardoor mensen wijzigingen in het document kunnen volgen, ze indien gewenst terug te keren om het document naar een eerder punt te herstellen.
Mensen met zachte exemplaren kunnen ze via e -mail sturen, ze over een netwerk overbrengen of op een schijf of draagbare harde schijf zetten om te delen. Deze verscheidenheid aan technieken voor distributie kan nuttig zijn en kan kantoren in staat stellen kosten zoals faxmachines en koeriers te elimineren. Zachte exemplaren hebben over het algemeen niet vrij dezelfde juridische status als harde exemplaren vanwege het potentieel voor wijziging, maar ze kunnen voor de meeste activiteiten in een kantoor worden gebruikt, inclusief dingen zoals het verzenden van soft copy concepten van een contract heen en weer voor bewerking en goedkeuring, waarbij mensen de harde kopie zorgvuldig bekijken voordat ze ondertekenen dat het de veranderingen bevat die ze willen.
Zachte exemplaren kunnen ook worden gebruikt voor dingen zoals presentaties, waarbij mensen het document elektronisch verspreiden, zodat iedereen een kopie heeft of het op een scherm weergeeft op een presentatie of gebeurtenis. De mogelijkheid om bewerkingen te maken tot de laatste minuTE kan nuttig zijn voor mensen die tijd willen om hun presentaties te perfectioneren en die mogelijk last -minute wijzigingen moeten aanbrengen om aan veranderende informatie en andere problemen aan te kunnen. Leraren slaan vaak klasmateriaal in soft copy -vorm op, zodat ze ze gemakkelijk kunnen veranderen en hergebruiken voor lessen.
Voor kantoren waar ruimte een belangrijke overweging is, kan volledig of meestal elektronisch gaan aanzienlijke voordelen opleveren. Mensen kunnen materialen in soft copy beoordelen en het genereren van grote hoeveelheden papier vermijden waarvoor opslag nodig is. Als beveiliging een probleem is, kunnen elektronische beveiligingsmaatregelen worden vastgesteld om zoveel mogelijk bescherming te bieden aan zachte kopieën. Dit kan tools zoals externe back -ups omvatten om kopieën op te slaan in het geval van branden, virussen en andere problemen.