Wat is een zachte kopie?
Een zachte kopie is een elektronische kopie van een document. Het contrasteert met een papieren exemplaar, een document dat op papier of een ander medium is afgedrukt. Gedrukte exemplaren zijn gemakkelijk over te dragen, te verspreiden, te delen en te manipuleren - alle mogelijke nadelen of voordelen, afhankelijk van het document in kwestie. Ze kunnen ook worden gebruikt om kopieën te genereren door een kopie van het document af te drukken. Veel papierloze kantoren of kantoren met weinig afval zijn sterk afhankelijk van zachte kopieën voor het communiceren en delen van informatie.
Zachte kopieën kunnen meestal worden geopend in verschillende tekstverwerkingsprogramma's. Voor extra beveiliging kan een document worden opgeslagen in een alleen-lezen formaat. Hierdoor kunnen mensen het bekijken, maar de softcopy niet wijzigen. In gevallen waarin mensen bezorgd zijn dat gegevens worden gewijzigd of gemanipuleerd door mensen die toegang hebben tot het bestand, kan dit nuttig zijn. Sommige programma's houden ook wijzigingslogboeken bij, zodat mensen wijzigingen in het document kunnen volgen en deze desgewenst terugzetten om het document naar een eerder punt te herstellen.
Mensen met zachte kopieën kunnen ze via e-mail verzenden, via een netwerk overbrengen of op een schijf of draagbare harde schijf plaatsen om te delen. Deze verscheidenheid aan distributietechnieken kan nuttig zijn en kan kantoren in staat stellen kosten te elimineren, zoals faxapparaten en koeriers. Softcopy's hebben over het algemeen niet dezelfde juridische status als hardcopy vanwege het potentieel voor wijziging, maar ze kunnen worden gebruikt voor de meeste activiteiten in een kantoor, inclusief dingen zoals het heen en weer sturen van softcopy-ontwerpen van een contract voor bewerking en goedkeuring , waarbij mensen de papieren versie zorgvuldig doornemen voordat ze ondertekenen om te controleren of deze de gewenste wijzigingen bevat.
Zachte kopieën kunnen ook worden gebruikt voor zaken als presentaties, waarbij mensen het document elektronisch verspreiden zodat iedereen een kopie heeft, of het op een scherm weergeven tijdens een presentatie of evenement. De mogelijkheid om tot op het laatste moment wijzigingen aan te brengen, kan handig zijn voor mensen die tijd willen hebben om hun presentaties te perfectioneren en die misschien op het laatste moment wijzigingen moeten aanbrengen om tegemoet te komen aan veranderende informatie en andere problemen. Leraren slaan klaslokaalmateriaal vaak op in een zachte kopie zodat ze deze gemakkelijk kunnen wijzigen en hergebruiken voor lessen.
Voor kantoren waar ruimte een belangrijke overweging is, kan volledig of overwegend elektronisch werken aanzienlijke voordelen opleveren. Mensen kunnen materialen in softcopy beoordelen en voorkomen dat er grote hoeveelheden papier moeten worden opgeslagen waarvoor opslag nodig is. Als beveiliging een probleem is, kunnen elektronische beveiligingsmaatregelen worden getroffen om zoveel mogelijk bescherming te bieden aan zachte kopieën. Dit kan hulpmiddelen zijn zoals externe back-ups om kopieën op te slaan in geval van brand, virussen en andere problemen.