O que é uma cópia eletrônica?

Uma cópia eletrônica é uma cópia eletrônica de um documento. Contrasta com uma cópia impressa, um documento impresso em papel ou outro meio. As cópias eletrônicas são fáceis de transferir, distribuir, compartilhar e manipular - todos os possíveis inconvenientes ou vantagens, dependendo do documento envolvido. Eles também podem ser usados ​​para gerar cópias impressas, imprimindo uma cópia do documento. Muitos escritórios sem papel ou de baixo desperdício dependem muito de cópias eletrônicas para comunicar e compartilhar informações.

As cópias eletrônicas geralmente podem ser abertas em uma variedade de programas de processamento de texto. Para maior segurança, um documento pode ser salvo em um formato somente leitura. Isso permitirá que as pessoas vejam, mas não alterem a cópia eletrônica. Nos casos em que as pessoas estão preocupadas com a alteração ou manipulação de dados por pessoas que têm acesso ao arquivo, isso pode ser útil. Alguns programas também mantêm registros de alterações, permitindo que as pessoas rastreiem as alterações feitas no documento, revertendo-as, se desejar, para restaurar o documento para um ponto anterior.

Pessoas com cópias eletrônicas podem enviá-las por e-mail, transferi-las pela rede ou colocá-las em um disco ou disco rígido portátil para compartilhar. Essa variedade de técnicas de distribuição pode ser útil e pode permitir que os escritórios eliminem despesas como aparelhos de fax e correios. As cópias eletrônicas geralmente não têm o mesmo status legal que as cópias impressas, devido ao potencial de alteração, mas podem ser usadas para a maioria das atividades em um escritório, incluindo itens como envio de rascunhos de contrato de cópia para frente e para trás para edição e aprovação , com as pessoas revisando cuidadosamente a cópia impressa antes de assinar para garantir que ela contenha as alterações desejadas.

As cópias eletrônicas também podem ser usadas para coisas como apresentações, com pessoas distribuindo o documento eletronicamente para que todos tenham uma cópia ou exibindo-a em uma tela em uma apresentação ou evento. A capacidade de fazer edições até o último minuto pode ser útil para pessoas que desejam tempo para aperfeiçoar suas apresentações e que podem precisar fazer alterações de última hora para acomodar informações alteradas e outros problemas. Os professores geralmente armazenam os materiais da sala de aula em cópia impressa, para que possam mudá-los facilmente e reutilizá-los para as aulas.

Para escritórios onde o espaço é uma consideração importante, a utilização total ou principalmente eletrônica pode conferir benefícios significativos. As pessoas podem revisar os materiais em cópia impressa e evitar a geração de grandes volumes de papel que exigirão armazenamento. Se a segurança é uma preocupação, medidas de segurança eletrônicas podem ser estabelecidas para fornecer o máximo de proteção possível às cópias eletrônicas. Isso pode incluir ferramentas como backups remotos para salvar cópias em caso de incêndio, vírus e outros problemas.