O que é uma cópia soft?
Uma cópia soft é uma cópia eletrônica de um documento. Ele contrasta com uma cópia impressa, um documento impresso no papel ou outro meio. Cópias suaves são fáceis de transferir, distribuir, compartilhar e manipular - todas as desvantagens ou vantagens em potencial, dependendo do documento envolvido. Eles também podem ser usados para gerar cópias impressas, imprimindo uma cópia do documento. Muitos escritórios sem papel ou de baixo desperdício dependem muito de cópias suaves para comunicar e compartilhar informações.
cópias suaves geralmente podem ser abertas em vários programas de processamento de texto. Para maior segurança, um documento pode ser salvo em um formato somente leitura. Isso permitirá que as pessoas o vejam, mas não alterarão a cópia. Nos casos em que as pessoas estão preocupadas com a mudança de dados ou manipulados por pessoas que têm acesso ao arquivo, isso pode ser útil. Alguns programas também mantêm troncos de alterações, permitindo que as pessoas rastreem as mudanças feitas no documento, revertendo -as, se desejar, restaurar o documento a um ponto anterior.
Pessoas com cópias suaves podem enviá -las por e -mail, transferi -las por uma rede ou colocá -las em um disco ou disco rígido portátil para compartilhar. Essa variedade de técnicas para distribuição pode ser útil e pode permitir que os escritórios eliminem as despesas, como máquinas de fax e correios. As cópias suaves geralmente não têm a mesma posição legal que as cópias impressas devido ao potencial de alteração, mas podem ser usadas para a maioria das atividades em um escritório, incluindo coisas como enviar rascunhos de cópia de um contrato para edição e aprovação, com as pessoas revisando a cópia impressa cuidadosamente antes de assinar para garantir que ele contenha as mudanças que desejam.
cópias suaves também podem ser usadas para coisas como apresentações, com pessoas distribuindo o documento eletronicamente para que todos tenham uma cópia ou exibindo -a em uma tela em uma apresentação ou evento. A capacidade de fazer edições até o último minuO TE pode ser útil para pessoas que desejam tempo para aperfeiçoar suas apresentações e que podem precisar fazer alterações de última hora para acomodar a mudança de informações e outros problemas. Os professores costumam armazenar materiais em sala de aula em forma de cópia amável para que possam alterá -los prontamente e reutilizá -los para lições.
Para escritórios onde o espaço é uma consideração importante, ir inteiramente ou principalmente eletrônico pode conferir benefícios significativos. As pessoas podem revisar os materiais em cópia e evitar a geração de grandes volumes de papel que exigirão armazenamento. Se a segurança é uma preocupação, medidas de segurança eletrônica podem ser estabelecidas para fornecer o máximo de proteção possível a cópias suaves. Isso pode incluir ferramentas como backups remotos para salvar cópias em caso de incêndio, vírus e outros problemas.