¿Qué es una copia suave?
Una copia suave es una copia electrónica de un documento. Contrasta con una copia impresa, un documento impreso en papel u otro medio. Las copias blandas son fáciles de transferir, distribuir, compartir y manipular, todos los inconvenientes o ventajas potenciales, según el documento involucrado. También se pueden usar para generar copias impresas, imprimiendo una copia del documento. Muchas oficinas sin papel o de desecho bajo dependen en gran medida de las copias suaves para comunicar y compartir información.
Las copias suaves generalmente se pueden abrir en una variedad de programas de procesamiento de textos. Para mayor seguridad, se puede guardar un documento en un formato solo de lectura. Esto permitirá a las personas verlo, pero no cambiar la copia suave. En los casos en que las personas están preocupadas por los datos que se cambian o manipulan las personas que tienen acceso al archivo, esto puede ser útil. Algunos programas también mantienen registros de cambios, lo que permite a las personas rastrear los cambios realizados en el documento, lo que los vuelve si se desea para restaurar el documento a un punto anterior.
Las personas con copias suaves pueden enviarlos por correo electrónico, transferirlos a través de una red o ponerlas en un disco o un disco duro portátil para compartir. Esta variedad de técnicas para la distribución puede ser útil y puede permitir que las oficinas eliminen gastos como máquinas de fax y correos. Las copias blandas generalmente no tienen la misma posición legal que las copias impresas debido al potencial de alteración, pero pueden usarse para la mayoría de las actividades en una oficina, incluidas cosas como enviar borradores de copias suaves de un contrato de un lado a otro para editar y aprobar, con personas que revisan la copia impresa antes de firmar para asegurarse de que contenga los cambios que desean.
Las copias suaves también se pueden usar para cosas como presentaciones, con personas distribuyendo el documento electrónicamente para que todos tengan una copia o que la muestren en una pantalla en una presentación o evento. La capacidad de hacer ediciones hasta el último minuPuede ser útil para las personas que desean tiempo para perfeccionar sus presentaciones y que pueden necesitar hacer cambios en el último minuto para acomodar la información cambiante y otros problemas. Los maestros a menudo almacenan materiales en el aula en forma de copia suave para que puedan cambiarlos fácilmente y reutilizarlos para las lecciones.
Para oficinas donde el espacio es una consideración importante, ir por completo o en su mayoría electrónica puede conferir beneficios significativos. Las personas pueden revisar los materiales en copias blandas y evitar la generación de grandes volúmenes de papel que requerirán almacenamiento. Si la seguridad es una preocupación, se pueden establecer medidas de seguridad electrónica para proporcionar tanta protección como sea posible a las copias blandas. Esto puede incluir herramientas como copias de seguridad remotas para guardar copias en caso de incendios, virus y otros problemas.