Co je to systém správy informací?

Systém správy informací je široký systém, který zahrnuje velké množství informací v celé organizaci. Datové prvky jsou zadávány do různých systémů v celé organizaci. Správa informací je zodpovědná za tažení všech těchto datových prvků do soudržného systému. V závislosti na velikosti organizace může tento systém procházet mnoha platformami a softwarovými aplikacemi, nebo všechny mohou být umístěny ve stejném počítači.

Organizace shromažďují denně obrovské množství dat. K přístupu a využití všech těchto informací potřebuje organizace dobře naplánovaný a spravovaný informační systém. Zdroj nebo formát dat je nepodstatný. Všechna data musejí vstoupit do systému, aby je organizace mohla použít.

Data musí být spravována po celou dobu svého životního cyklu. Papírové dokumenty, soubory elektronických dokumentů, audio, video a data specifická pro aplikaci musí být správně zachycena a uložena. Zákony a předpisy stanoví požadavky na to, jak mají být data ukládána, používána a archivována organizací. Tyto zákony a předpisy se liší podle typu shromažďovaných informací.

Jednotlivci se zkušenostmi v různých oborech spolupracují na vývoji systému správy informací. Obchodní analytici a právníci pracují na definování obchodních a právních požadavků dané obchodní potřeby. Tyto informace jsou poté vedeny do databázových specialistů a informačních specialistů, aby určili, jak mají být data uložena v systému. Programátoři a další techničtí odborníci nakonec vyvíjejí software používaný k ukládání těchto informací.

Každá obchodní a datová potřeba organizace musí být řešena v nějaké formě systému správy informací. Mnoho z těchto systémů je vyvíjeno v rámci organizace kvůli jedinečným potřebám takové organizace. Komerční softwarové aplikace mohou být licencovány organizací k uspokojení mnoha jejích potřeb v oblasti správy dat; tyto samostatné systémy však musí být integrovány, aby byly schopny spolu komunikovat. Tento integrační proces může být dokončen v rámci organizace nebo externími konzultanty.

Systém správy informací obsahuje nesourodá data v něm. Tato data mohou být shromažďována zadáváním údajů z klávesnice, kolekcí webového portálu nebo dokonce mobilními telefony. Obecně existují na těchto datových prvcích určité značky, které umožňují organizaci v jednom konkrétním dotazu vytáhnout informace napříč systémem. Tato schopnost je ze své podstaty důležitá pro úspěch systému. Pokud systém takový dotaz nepovolí, nejedná se o systém správy informací, ale spíše o sbírku softwarových aplikací.