Wat is een informatiebeheersysteem?

Een informatiebeheersysteem is een breed systeem dat grote hoeveelheden informatie binnen een organisatie omvat. Gegevenselementen worden in verschillende systemen binnen een organisatie ingevoerd. Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het samenbrengen van al deze gegevenselementen in een samenhangend systeem. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan dit systeem vele platforms en softwaretoepassingen doorkruisen, of ze kunnen allemaal op dezelfde computer zijn ondergebracht.

Organisaties verzamelen dagelijks enorme hoeveelheden gegevens. Om toegang te krijgen tot al deze informatie en deze te gebruiken, heeft de organisatie een goed gepland en beheerd informatiesysteem nodig. De bron of het formaat van de gegevens is niet van belang. Alle gegevens moeten in het systeem worden ingevoerd zodat de organisatie ze kan gebruiken.

Gegevens moeten gedurende de hele levenscyclus worden beheerd. Papieren documenten, elektronische documentbestanden, audio, video en applicatiespecifieke gegevens moeten allemaal correct worden vastgelegd en opgeslagen. Wetten en voorschriften stellen eisen aan hoe gegevens moeten worden opgeslagen, gebruikt en gearchiveerd door een organisatie. Deze wet- en regelgeving is afhankelijk van het type informatie dat wordt verzameld.

Individuen met ervaring in verschillende disciplines werken samen om een ​​informatiebeheersysteem te ontwikkelen. Bedrijfsanalisten en advocaten werken aan het definiëren van de zakelijke en wettelijke vereisten van een bepaalde bedrijfsbehoefte. Deze informatie wordt vervolgens ingevoerd in databasespecialisten en informatiespecialisten om te bepalen hoe de gegevens in een systeem moeten worden opgeslagen. Uiteindelijk werken programmeurs en andere technische experts aan de software die wordt gebruikt om deze informatie op te slaan.

Elke bedrijfs- en gegevensbehoefte van een organisatie moet worden behandeld in een vorm van informatiebeheersysteem. Veel van deze systemen worden ontwikkeld binnen een organisatie, vanwege de unieke behoeften van een dergelijke organisatie. Commerciële softwareapplicaties kunnen door een organisatie in licentie worden gegeven om aan veel van haar behoeften op het gebied van gegevensbeheer te voldoen; deze afzonderlijke systemen moeten echter worden geïntegreerd om ze met elkaar te laten communiceren. Dit integratieproces kan worden voltooid binnen de organisatie of door externe consultants.

Een informatiebeheersysteem bevat ongelijksoortige gegevens. Deze gegevens kunnen worden verzameld door toetsenbordinvoer, webportaalverzameling of zelfs mobiele telefoons. Over het algemeen zijn er bepaalde tags op deze gegevenselementen waarmee de organisatie informatie over het systeem kan halen bij één specifiek onderzoek. Deze mogelijkheid is inherent belangrijk voor het succes van het systeem. Als het systeem een ​​dergelijk onderzoek niet toestaat, is het geen informatiebeheersysteem, maar eerder een verzameling softwaretoepassingen.