Qu'est-ce qu'un système de gestion de l'information?
Un système de gestion de l'information est un système large qui intègre de grandes quantités d'informations dans une organisation. Les éléments de données sont entrés dans une variété de systèmes à travers une organisation. La gestion de l'information est chargée de rassembler tous ces éléments de données dans un système cohérent. En fonction de la taille de l'entreprise, ce système peut être utilisé sur plusieurs plates-formes et applications logicielles, ou tous peuvent être hébergés sur le même ordinateur.
Les organisations collectent des quantités massives de données quotidiennement. Pour pouvoir accéder à toutes ces informations et les utiliser, l’organisation a besoin d’un système d’information bien planifié et géré. La source ou le format des données est immatériel. Toutes les données doivent entrer dans le système pour que l'organisation puisse les utiliser.
Les données doivent être gérées tout au long de leur cycle de vie. Les documents papier, les fichiers de documents électroniques, les données audio, vidéo et spécifiques à l'application doivent tous être correctement capturés et stockés. Les lois et les réglementations imposent des exigences sur la manière dont les données doivent être stockées, utilisées et archivées par une organisation. Ces lois et réglementations varient en fonction du type d'informations collectées.
Les personnes ayant une expérience dans une variété de disciplines travaillent ensemble pour développer un système de gestion de l'information. Les analystes commerciaux et les avocats travaillent à définir les exigences commerciales et juridiques d’un besoin commercial donné. Ces informations sont ensuite transmises aux spécialistes de la base de données et des spécialistes de l’information afin de déterminer comment les données doivent être stockées dans un système. En fin de compte, les programmeurs et autres experts techniques travaillent au développement du logiciel utilisé pour stocker ces informations.
Chaque besoin d'entreprise et de données d'une organisation doit être traité dans un système de gestion de l'information. Beaucoup de ces systèmes sont développés au sein d'une organisation, en raison des besoins uniques d'une telle organisation. Les applications logicielles commerciales peuvent être concédées sous licence par une organisation pour répondre à bon nombre de ses besoins en matière de gestion de données. Cependant, ces systèmes distincts doivent être intégrés pour pouvoir communiquer entre eux. Ce processus d'intégration peut être réalisé au sein de l'organisation ou par des consultants externes.
Un système de gestion de l’information contient des données disparates. Ces données peuvent être collectées via la saisie au clavier, la collecte de portail Web ou même les téléphones mobiles. En règle générale, certaines balises sur ces éléments de données permettent à l’organisation de récupérer des informations sur le système pour une demande donnée. Cette capacité est essentielle au succès du système. Si le système ne permet pas une telle interrogation, il ne s'agit pas d'un système de gestion de l'information, mais plutôt d'un ensemble d'applications logicielles.