Co to jest system zarządzania informacjami?
System zarządzania informacjami jest szerokim systemem, który zawiera duże ilości informacji w całej organizacji. Elementy danych są wprowadzane do różnych systemów w całej organizacji. Zarządzanie informacją jest odpowiedzialne za połączenie wszystkich tych elementów danych w spójny system. W zależności od wielkości organizacji ten system może przechodzić przez wiele platform i aplikacji lub wszystkie mogą znajdować się na tym samym komputerze.
Organizacje codziennie zbierają ogromne ilości danych. Aby uzyskać dostęp do wszystkich tych informacji i z nich korzystać, organizacja potrzebuje dobrze zaplanowanego i zarządzanego systemu informacyjnego. Źródło lub format danych jest nieistotne. Wszystkie dane muszą wejść do systemu, aby organizacja mogła z nich korzystać.
Dane muszą być zarządzane przez cały cykl życia. Dokumenty papierowe, pliki dokumentów elektronicznych, audio, wideo i dane specyficzne dla aplikacji muszą być odpowiednio przechwytywane i przechowywane. Przepisy ustawowe i wykonawcze nakładają wymagania dotyczące sposobu przechowywania, wykorzystywania i archiwizacji danych przez organizację. Te przepisy ustawowe i wykonawcze różnią się w zależności od rodzaju gromadzonych informacji.
Osoby z doświadczeniem w różnych dyscyplinach współpracują ze sobą w celu opracowania systemu zarządzania informacjami. Analitycy biznesowi i prawnicy pracują nad określeniem wymagań biznesowych i prawnych związanych z daną potrzebą biznesową. Informacje te są następnie przekazywane specjalistom baz danych i specjalistom ds. Informacji w celu ustalenia, w jaki sposób dane mają być przechowywane w systemie. Ostatecznie programiści i inni eksperci techniczni pracują nad opracowaniem oprogramowania służącego do przechowywania tych informacji.
Każda potrzeba biznesowa i potrzebna organizacji musi być zaspokojona w formie systemu zarządzania informacjami. Wiele z tych systemów jest opracowywanych w organizacji, ze względu na wyjątkowe potrzeby takiej organizacji. Aplikacje komercyjne mogą być licencjonowane przez organizację w celu zaspokojenia wielu potrzeb związanych z zarządzaniem danymi; te oddzielne systemy muszą jednak zostać zintegrowane, aby mogły się ze sobą komunikować. Ten proces integracji może zostać zakończony w organizacji lub przez zewnętrznych konsultantów.
System zarządzania informacjami zawiera w sobie różne dane. Dane te mogą być gromadzone przez wprowadzanie danych za pomocą klawiatury, zbieranie portalu internetowego, a nawet telefony komórkowe. Zasadniczo na tych elementach danych znajdują się pewne tagi, które umożliwiają organizacji pobieranie informacji z systemu w ramach jednego konkretnego zapytania. Ta zdolność jest z natury ważna dla powodzenia systemu. Jeśli system nie pozwala na takie zapytanie, nie jest to system zarządzania informacjami, ale raczej zbiór aplikacji.