O que é um sistema de gerenciamento de informações?
Um sistema de gerenciamento de informações é um sistema amplo que incorpora grandes quantidades de informações em uma organização. Os elementos de dados são inseridos em uma variedade de sistemas em toda a organização. O gerenciamento de informações é responsável por reunir todos esses elementos de dados em um sistema coeso. Dependendo do tamanho da organização, esse sistema pode atravessar muitas plataformas e aplicativos de software ou todos podem ser alojados no mesmo computador.
As organizações coletam grandes quantidades de dados diariamente. Para acessar e usar todas essas informações, a organização precisa de um sistema de informações bem planejado e gerenciado. A fonte ou o formato dos dados é irrelevante. Todos os dados devem entrar no sistema para que a organização possa usá-los.
Os dados devem ser gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. Documentos em papel, arquivos de documentos eletrônicos, áudio, vídeo e dados específicos do aplicativo devem ser capturados e armazenados adequadamente. As leis e os regulamentos impõem requisitos sobre como os dados devem ser armazenados, usados e arquivados por uma organização. Essas leis e regulamentos variam de acordo com o tipo de informação coletada.
Indivíduos com experiência em várias disciplinas trabalham juntos para desenvolver um sistema de gerenciamento de informações. Os analistas e advogados de negócios trabalham para definir os requisitos comerciais e legais de uma determinada necessidade comercial. Essas informações são então fornecidas a especialistas em banco de dados e especialistas em informações para determinar como os dados devem ser armazenados em um sistema. Por fim, programadores e outros especialistas técnicos trabalham para desenvolver o software usado para armazenar essas informações.
Cada necessidade de negócios e dados de uma organização deve ser tratada de alguma forma do sistema de gerenciamento de informações. Muitos desses sistemas são desenvolvidos dentro de uma organização, devido às necessidades exclusivas de tal organização. Os aplicativos de software comercial podem ser licenciados por uma organização para atender a muitas de suas necessidades de gerenciamento de dados; no entanto, esses sistemas separados precisam ser integrados para que eles se comuniquem. Esse processo de integração pode ser concluído dentro da organização ou por consultores externos.
Um sistema de gerenciamento de informações hospeda dados diferentes dentro dele. Esses dados podem ser coletados por entrada de dados do teclado, coleta de portal da Web ou até telefones celulares. Geralmente, existem certas tags nesses elementos de dados que permitem à organização atrair informações pelo sistema em uma consulta específica. Esse recurso é inerentemente importante para o sucesso do sistema. Se o sistema não permitir essa consulta, não é um sistema de gerenciamento de informações, mas uma coleção de aplicativos de software.