Was ist ein Informationsmanagementsystem?
Ein Informationsmanagementsystem ist ein umfassendes System, das große Informationsmengen in einer Organisation enthält. Datenelemente werden unternehmensweit in eine Vielzahl von Systemen eingegeben. Das Informationsmanagement ist dafür verantwortlich, alle diese Datenelemente zu einem zusammenhängenden System zusammenzuführen. Abhängig von der Größe der Organisation kann dieses System viele Plattformen und Softwareanwendungen umfassen, oder alle befinden sich auf demselben Computer.
Unternehmen sammeln täglich riesige Datenmengen. Um auf alle diese Informationen zugreifen und sie nutzen zu können, benötigt die Organisation ein gut geplantes und verwaltetes Informationssystem. Die Quelle oder das Format der Daten ist unerheblich. Alle Daten müssen in das System eingegeben werden, damit die Organisation sie verwenden kann.
Daten müssen während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet werden. Papierdokumente, elektronische Dokumentdateien, Audio-, Video- und anwendungsspezifische Daten müssen ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden. Gesetze und Vorschriften legen Anforderungen an die Art und Weise fest, wie Daten von einer Organisation gespeichert, verwendet und archiviert werden sollen. Diese Gesetze und Vorschriften variieren je nach Art der gesammelten Informationen.
Personen mit Erfahrung in verschiedenen Disziplinen arbeiten zusammen, um ein Informationsmanagementsystem zu entwickeln. Geschäftsanalysten und Anwälte definieren die geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen eines bestimmten Geschäftsbedarfs. Diese Informationen werden dann Datenbankspezialisten und Informationsspezialisten zugeführt, um zu bestimmen, wie die Daten in einem System gespeichert werden sollen. Letztendlich arbeiten Programmierer und andere technische Experten an der Entwicklung der Software, mit der diese Informationen gespeichert werden.
Jeder Geschäfts- und Datenbedarf einer Organisation muss in einer Form von Informationsmanagementsystemen behandelt werden. Viele dieser Systeme werden aufgrund der besonderen Anforderungen einer solchen Organisation innerhalb einer Organisation entwickelt. Kommerzielle Softwareanwendungen können von einer Organisation lizenziert werden, um viele ihrer Datenverwaltungsanforderungen zu erfüllen. Diese separaten Systeme müssen jedoch integriert werden, damit sie miteinander kommunizieren können. Dieser Integrationsprozess kann innerhalb der Organisation oder durch externe Berater abgeschlossen werden.
Ein Informationsmanagementsystem enthält unterschiedliche Daten. Diese Daten können durch Tastatureingabe, Webportalsammlung oder sogar über Mobiltelefone erfasst werden. Im Allgemeinen gibt es bestimmte Tags für diese Datenelemente, mit denen die Organisation bei einer bestimmten Anfrage Informationen über das System abrufen kann. Diese Fähigkeit ist von Natur aus wichtig für den Erfolg des Systems. Wenn das System eine solche Abfrage nicht zulässt, handelt es sich nicht um ein Informationsmanagementsystem, sondern um eine Sammlung von Softwareanwendungen.