Co je Groupware?

Groupware je software, který umožňuje skupině lidí pracujících ve stejném systému nebo aplikaci bez ohledu na to, kde se právě nacházejí. Takovými groupwarovými aplikacemi jsou obvykle e-mail, diskusní skupiny a chat. Mezi běžné groupwarové aplikace, které dnešní uživatelé počítačů snadno rozpoznají, patří Lotus Notes, systémy e-mailových serverů, jako jsou FirstClass a Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink a Workspot.

Někteří odborníci rozdělují groupware do tří kategorií: komunikační nástroje, konferenční nástroje a nástroje pro správu spolupráce. Komunikační nástroje zahrnují e-mail, FAX a hlasovou poštu. Nástroje pro konference zahrnují datové, hlasové a videokonference; a vývěsky a chatovací místnosti. Mezi nástroje pro správu spolupráce patří elektronické kalendáře, systémy řízení projektů a systémy pracovního postupu.

Jiní odborníci rozdělují groupware na dvě kategorie související s časem a dvě další kategorie související s místem. Když zaměstnanci používají aplikaci současně, je to synchronní groupware; pracovníci používající stejnou aplikaci v různých časech však používají asynchronní groupware. Kategorie související s místy jsou uspořádány, groupware, který používají lidé na stejném místě; a vzdálenost, groupware, který používají lidé na různých místech.

Firmy používají groupware z různých důvodů. Jedním z primárních důvodů je obejít tradiční problém zaměstnávání zaměstnanců na různých místech, kteří potřebují pracovat na stejné aplikaci. Po přihlášení k síti nebo intranetovému serveru mohou zaměstnanci na různých místech přistupovat ke stejné aplikaci a těžit z různých perspektiv a názorů druhých. Tato funkce je primárním aspektem telekomunikačních služeb. Pokud se můžete přihlásit k firemnímu serveru odkudkoli, nemusíte být v kanceláři, abyste měli přístup k určitému groupwaru.

Telekomunikace může ušetřit cestovní náklady pro společnosti i zaměstnance. Může také umožnit komunikaci v reálném čase, pokud by to jinak nebylo možné. Tato komunikace může podpořit lepší porozumění cílům a cílům podnikových projektů prostřednictvím skupinové diskuse o každém kroku na cestě k dosažení těchto cílů a cílů.

Dalším využitím pro groupware je řešení skupinových problémů. Někteří zaměstnanci mnohokrát vidí věci jinak než ostatní zaměstnanci. Pokud všichni pracují ve stejném aplikačním rámci, mohou společně řešit problémy a šetřit tak čas a peníze společnosti. Bez groupware by taková spolupráce v reálném čase nebyla možná.