O que é Groupware?
O Groupware é um software que facilita um grupo de pessoas que trabalham no mesmo sistema ou aplicativo, não importa onde estejam. Esses aplicativos de groupware são geralmente email, grupos de notícias e bate-papo. Os aplicativos de groupware comuns que são facilmente reconhecidos pelos usuários de computadores de hoje incluem o Lotus Notes, sistemas de servidor de email como FirstClass e Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink e Workspot.
Alguns especialistas dividem o groupware em três categorias: ferramentas de comunicação, ferramentas de conferência e ferramentas de gerenciamento colaborativo. As ferramentas de comunicação incluem email, FAX e correio de voz. As ferramentas de conferência incluem conferência de dados, voz e vídeo; e quadros de mensagens e salas de bate-papo. As ferramentas de gerenciamento colaborativo incluem calendários eletrônicos, sistemas de gerenciamento de projetos e sistemas de fluxo de trabalho.
Outros especialistas dividem o groupware em duas categorias relacionadas ao tempo e duas outras categorias relacionadas ao local. Quando os funcionários estão usando um aplicativo ao mesmo tempo, é um groupware síncrono; trabalhadores que usam o mesmo aplicativo em momentos diferentes, no entanto, estão usando groupware assíncrono. As categorias relacionadas ao local são colocadas, groupware usado por pessoas no mesmo local; e distance, groupware usado por pessoas em lugares diferentes.
As empresas usam o groupware por vários motivos. Um dos principais motivos é ignorar o problema tradicional de ter funcionários em locais diferentes que precisam trabalhar no mesmo aplicativo. Ao fazer login em um servidor de rede ou intranet, os funcionários em locais diferentes podem acessar o mesmo aplicativo e se beneficiar das várias perspectivas e opiniões de outros. Essa funcionalidade é uma faceta principal do teletrabalho. Se você puder efetuar login no servidor da empresa de qualquer lugar, não precisará estar no escritório para acessar determinados groupware.
O teletrabalho pode economizar em custos de viagem para empresas e funcionários. Também pode habilitar a comunicação em tempo real quando, de outra forma, seria impossível. Essa comunicação pode promover uma maior compreensão das metas e objetivos dos projetos de uma empresa, através da discussão em grupo de cada etapa no caminho para atingir essas metas e objetivos.
Outro uso para o groupware é a solução de problemas em grupo. Muitas vezes, alguns funcionários veem as coisas de maneira diferente de outros funcionários. Se todos estiverem trabalhando na mesma estrutura de aplicativos, poderão resolver problemas coletivamente, economizando tempo e dinheiro da empresa. Sem o groupware, essa cooperação em tempo real não seria possível.