Hva er Groupware?
Groupware er programvare som letter en gruppe mennesker som jobber innenfor samme system eller applikasjon, uansett hvor de tilfeldigvis befinner seg. Slike gruppeprogrammer er ofte e-post, nyhetsgrupper og chat. Vanlige gruppevareprogrammer som lett blir gjenkjent av dagens databrukere inkluderer Lotus Notes, e-postserver-systemer som FirstClass og Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink og Workspot.
Noen eksperter deler gruppevare inn i tre kategorier: kommunikasjonsverktøy, konferanseverktøy og styringsverktøy for samarbeid. Kommunikasjonsverktøy inkluderer e-post, faks og telefonsvarer. Konferanseverktøy inkluderer data, tale og videokonferanser; og oppslagstavler og chatterom. Samarbeidsstyringsverktøy inkluderer elektroniske kalendere, prosjektstyringssystemer og arbeidsflytsystemer.
Andre eksperter deler gruppevare i to kategorier relatert til tid og to andre kategorier relatert til sted. Når ansatte bruker en applikasjon samtidig, er det synkron gruppevare; arbeidere som bruker den samme applikasjonen til forskjellige tider, bruker imidlertid asynkron gruppevare. Stedsrelaterte kategorier er samlet, gruppevare som brukes av mennesker på samme sted; og distanse, gruppevare som brukes av mennesker forskjellige steder.
Bedrifter bruker gruppevare av forskjellige årsaker. En hovedårsak er å omgå det tradisjonelle problemet med å ha ansatte forskjellige steder som trenger å jobbe med den samme applikasjonen. Ved å logge på et nettverk eller intranett-server, kan ansatte forskjellige steder få tilgang til den samme applikasjonen og dra nytte av andres ulike perspektiver og meninger. Denne funksjonaliteten er en primær fasit for telekommunikasjon. Hvis du kan logge deg på bedriftsserveren hvor som helst, trenger du ikke være på kontoret for å få tilgang til bestemt gruppevare.
Telekommunikasjon kan spare på reisekostnader for både selskaper og ansatte. Det kan også muliggjøre sanntidskommunikasjon når det ellers ville være umulig. Denne kommunikasjonen kan fremme en større forståelse av målene og målene for en virksomhets prosjekter gjennom gruppediskusjon av hvert trinn på veien for å nå disse målene.
En annen bruk for gruppevare er gruppeløsning. Mange ganger ser noen ansatte ting annerledes enn andre ansatte. Hvis de alle jobber innenfor samme applikasjonsramme, kan de løse problemer samlet, og spare selskapet tid og penger. Uten gruppevare ville et slikt sanntidssamarbeid ikke være mulig.