Co je to Web Conferencing?
Jako způsob přidání vizuálních dat do zvukové konference nabízí webové konference relativně levný prostředek k vytvoření virtuálního pracovního prostředí s osobami po celém městě nebo po celém světě. Zde jsou některé základní informace o technologii, možnostech a aplikacích webových konferencí.
Webové konference, koncipované jako doprovodná služba pro zvukové konferenční hovory, přišly poprvé na masový trh v 90. letech. Předtím byly webové konference považovány za prémiovou službu, kterou si mohly dovolit pouze prosperující společnosti a organizace. Technologický pokrok na konci 80. let však ukázal, že internet by mohl podporovat jednoduché prostředí pro sdílení prezentací, které by bylo ideálním způsobem sdílení, grafů, pracovních listů a dalších dat s osobami, přičemž by stále používaly zvukové konferenční hovory pro verbální komunikaci.
Nejstarší webové konference se silně spoléhaly na nahrávání a ukládání do mezipaměti aplikace na pevný disk každé osoby, která byla navržena k účasti na webové schůzce. Nahrávání by měla zahrnovat soubory, které by byly použity v průběhu zasedání. Ve skutečnosti by původce nebo vedoucí konference měl přístup k těmto souborům během konference a kontrolovat jejich zobrazení během schůzky.
Mnoho osob však proti tomuto přístupu protestovalo, protože informace o vlastnictví byly nyní uloženy na několika pevných discích. Vedoucí konference se musel po schůzce spolehnout na velkou účast účastníků, aby smazali citlivé soubory z pevného disku. Postupem času byla technologie vylepšena, aby umožňovala automatické mazání souborů po skončení konference. Dodnes existují poskytovatelé webových konferencí, kteří od účastníků vyžadují, aby se před živými schůzkami přihlásili alespoň třicet minut a prošli tímto procesem nahrávání.
Na začátku 90. let začaly vznikat alternativní řešení webových prezentací. Jeden typ služby se do značné míry spoléhal na použití nástrojů pro vytváření prezentace, jako je PowerPoint. U tohoto typu webových konferencí by vedoucí zavedl prezentaci diapozitivů na server webové konferenční služby. Snímky byly převedeny na základní snímky HTML a uloženy na serveru poskytovatele. Pomocí přihlašovacích údajů se vedoucí mohl přihlásit a aktivovat schůzku a vybrat ze seznamu uložených prezentací a sdílet je s účastníky. Tento přístup měl hodně apelovat na osoby, které cestovaly, a nemohl být vždy u svého počítače, aby řídil schůzku. Dokud byla prezentace předem nahrána do webové konference, stačil by jakýkoli počítač s připojením k internetu a přehrávač médií.
Tato nová forma webových konferencí pro účastníky eliminovala ukládání do mezipaměti všech souborů na jejich pevných discích. Vše, co se od nich vyžadovalo, bylo URL na přihlašovací stránku a přístupový kód. Protože byla prezentace převedena na základní snímky HTML, účastníci pro prohlížení prezentací nepotřebovali nic jiného než přehrávač médií. Nebyl žádný záznam na začátku nic stahovat. Webové konference se stal trochu čistší pro každého.
V průběhu let se webové počítačové konference staly uživatelsky přívětivějšími, i když byly přidány další funkce. Streamování zvuku umožňuje účastníkům poslouchat zvuk při prohlížení prezentací dnes. Většina nástrojů pro webové konference dnes umožňuje nejen prohlížení dokumentů, ale také schopnost vedoucího předat kontrolu, takže účastníci mohou společně pracovat na dopisu, tabulce nebo prezentaci.
Schopnosti zpráv na mnoha webových konferenčních systémech umožňují účastníkům posílat soukromou zprávu vedoucímu, který může odpovědět soukromě nebo publikovat zprávu celé skupině k diskuzi. Seznamy účastníků pro vedoucího a účastníky umožňují každému vidět, kdo je v současné době na konferenci, kdy se lidé připojují, a jak dlouho jsou lidé na setkání s webovou prezentací. Schopnosti záznamu umožňují synchronizaci hlasu a obrazu do jednoho trvalého záznamu, který může vůdce později sdílet s ostatními.
Webové konference se ukázaly být užitečným a nákladově efektivním nástrojem pro mnoho podniků a organizací všech velikostí. Vzhledem k tomu, že je tento produkt v nadcházejících letech vylepšen o další funkce, nepochybně poskytne ještě užitečnější způsob komunikace s lidmi po celém světě.