¿Qué es la conferencia web?
Como una forma de agregar datos visuales a una audioconferencia, la conferencia web ofrece un medio relativamente económico de crear un entorno de trabajo virtual con personas en toda la ciudad o en todo el mundo. Aquí hay algunos conceptos básicos sobre la tecnología, las opciones y las aplicaciones de conferencias web.
La conferencia web, concebida como un servicio complementario para las llamadas de audioconferencia, llegó por primera vez al mercado masivo durante la década de 1990. Antes de ese momento, las conferencias web se consideraban un servicio premium que solo las empresas y organizaciones más prósperas podían permitirse. Sin embargo, los avances tecnológicos a fines de la década de 1980 hicieron obvio que Internet podía soportar un entorno simple para compartir presentaciones que sería una forma ideal de compartir, gráficos, hojas de trabajo y otros datos con personas mientras todavía se utilizan llamadas de audio conferencia para la comunicación verbal.
Las primeras conferencias web se basaron en gran medida en cargar y almacenar en caché una aplicación en el disco duro de cada persona que estaba programada para participar en una reunión web. La carga incluiría archivos que se usarían durante la reunión. En efecto, el creador o líder de la conferencia estaría accediendo a esos archivos durante la conferencia y controlando su visualización durante la reunión.
Sin embargo, muchas personas se opusieron a este enfoque, ya que la información de propiedad ahora se encontraba en varios discos duros. El líder de la conferencia tuvo que confiar en la generosidad de los asistentes para eliminar archivos confidenciales del disco duro después de la reunión. Con el tiempo, la tecnología se mejoró para permitir la eliminación automática de los archivos una vez que terminó la conferencia. Hasta el día de hoy, todavía hay proveedores de conferencias web que requieren que los asistentes inicien sesión al menos treinta minutos antes de las reuniones en vivo y realicen este proceso de carga.
A principios de la década de 1990, comenzaron a existir soluciones alternativas para presentaciones web. Un tipo de servicio dependía en gran medida del uso de herramientas de creación para compartir presentaciones, como PowerPoint. Con este tipo de conferencia web, el líder subiría una presentación de diapositivas al servidor del servicio de conferencia web. Las diapositivas se convirtieron en diapositivas HTML básicas y se guardaron en el servidor del proveedor. Utilizando credenciales de inicio de sesión, el líder pudo iniciar sesión y activar una reunión, eligiendo de una lista de presentaciones guardadas para compartir con los asistentes. Este enfoque atraía mucho a las personas que viajaban y no siempre podía estar en su propia computadora para conducir la reunión. Siempre que la presentación se haya subido al servicio de conferencia web de antemano, cualquier computadora con conexión a Internet y un reproductor multimedia sería suficiente.
Para los asistentes, esta nueva forma de conferencia web eliminó el almacenamiento en caché de los archivos en sus discos duros. Todo lo que se requería para que asistieran era una URL a la página de inicio de sesión y un código de acceso. Dado que la presentación se convirtió en diapositivas HTML básicas, los asistentes no necesitaban más que un reproductor multimedia para ver las presentaciones. No hubo inicio de sesión temprano para descargar nada. Las conferencias web se volvieron un poco más limpias para todos.
Con los años, las conferencias de computadoras web se han vuelto más fáciles de usar, incluso cuando se agregaron características adicionales. La transmisión de audio permite a los asistentes escuchar el audio mientras ven las presentaciones de hoy. La mayoría de las herramientas de conferencia web de hoy en día permiten no solo la visualización de documentos, sino también la capacidad del líder de pasar el control para que los asistentes puedan trabajar juntos en una carta, hoja de cálculo o presentación.
Las capacidades de mensaje en muchos sistemas de conferencia web permiten a los asistentes enviar mensajes privados al líder, quien puede responder en privado o publicar el mensaje a todo el grupo para su discusión. Las listas de asistencia tanto para el líder como para los asistentes permiten a todos ver quién está actualmente en la conferencia, cuándo se unen las personas y cuánto tiempo duran las personas en la reunión de presentación web. Las habilidades de grabación permiten la sincronización de voz y visuales en un registro permanente que el líder puede compartir con otros en una fecha posterior.
La conferencia web ha demostrado ser una herramienta útil y rentable para muchas empresas y organizaciones de todos los tamaños. A medida que el producto se mejore con características adicionales en los próximos años, sin duda proporcionará una forma aún más útil de comunicarse con personas de todo el mundo.