Was ist Webkonferenz?
Um einer Audiokonferenz visuelle Daten hinzuzufügen, bieten Webkonferenzen eine relativ kostengünstige Möglichkeit, eine virtuelle Arbeitsumgebung mit Personen in der ganzen Stadt oder auf der ganzen Welt zu erstellen. Im Folgenden finden Sie einige Grundlagen zu Webkonferenztechnologien, -optionen und -anwendungen.
Webkonferenzen, die als Begleitservice für Audiokonferenzen gedacht sind, kamen erstmals in den 90er Jahren auf den Massenmarkt. Zuvor galt Webkonferenzen als Premium-Service, den sich nur wohlhabendere Unternehmen und Organisationen leisten konnten. Die technologischen Fortschritte in den späten 1980er-Jahren haben jedoch deutlich gemacht, dass das Internet eine einfache Umgebung für die gemeinsame Nutzung von Präsentationen unterstützen kann, die sich ideal für die Weitergabe von Diagrammen, Arbeitsblättern und anderen Daten an Personen eignet, während Audiokonferenzen für die mündliche Kommunikation genutzt werden.
Die frühesten Webkonferenzen beruhten stark auf dem Hochladen und Zwischenspeichern einer Anwendung auf der Festplatte jeder Person, die an einer Webkonferenz teilnehmen sollte. Der Upload würde Dateien enthalten, die während des Meetings verwendet werden. Tatsächlich würde der Urheber oder Leiter der Konferenz während der Konferenz auf diese Dateien zugreifen und deren Anzeige während der Besprechung steuern.
Viele Personen lehnten diesen Ansatz jedoch ab, da proprietäre Informationen jetzt auf einer Reihe von Festplatten gespeichert waren. Der Konferenzleiter musste sich auf die Größe der Teilnehmer verlassen, um sensible Dateien nach dem Meeting von der Festplatte zu löschen. Im Laufe der Zeit wurde die Technologie verbessert, um das automatische Löschen der Dateien nach Beendigung der Konferenz zu ermöglichen. Bis heute gibt es Webkonferenzanbieter, bei denen sich die Teilnehmer mindestens 30 Minuten vor den Live-Meetings anmelden und diesen Upload-Prozess durchführen müssen.
In den frühen neunziger Jahren entstanden alternative Lösungen für Webpräsentationen. Eine Art von Dienst beruhte stark auf der Verwendung von Tools zur Erstellung von Präsentationsfreigaben, wie z. B. PowerPoint. Bei dieser Art von Webkonferenz lädt der Leiter eine Folienpräsentation auf den Server des Webkonferenzdienstes hoch. Die Folien wurden in einfache HTML-Folien konvertiert und auf dem Server des Anbieters gespeichert. Mithilfe der Anmeldeinformationen konnte sich der Leiter anmelden und eine Besprechung aktivieren. Er wählte aus einer Liste gespeicherter Präsentationen aus, die er den Teilnehmern zur Verfügung stellte. Dieser Ansatz fand großen Anklang bei Personen, die verreist waren und nicht immer an ihrem eigenen Computer sitzen konnten, um das Meeting zu leiten. Solange die Präsentation im Voraus auf den Webkonferenzdienst hochgeladen wurde, würde jeder Computer mit einer Internetverbindung und einem Mediaplayer ausreichen.
Für die Teilnehmer beseitigte diese neuere Form der Webkonferenz das Zwischenspeichern von Dateien auf ihren Festplatten. Für die Teilnahme waren lediglich eine URL zur Anmeldeseite und ein Passcode erforderlich. Da die Präsentation in einfache HTML-Folien konvertiert wurde, benötigten die Teilnehmer lediglich einen Media Player, um die Präsentationen anzuzeigen. Es gab keine frühzeitige Anmeldung, um etwas herunterzuladen. Webkonferenzen wurden für alle ein wenig übersichtlicher.
Im Laufe der Jahre wurden Webcomputerkonferenzen benutzerfreundlicher, obwohl zusätzliche Funktionen hinzugefügt wurden. Mit Audio-Streaming können die Teilnehmer das Audio anhören, während sie die Präsentationen heute ansehen. Die meisten heutigen Webkonferenz-Tools ermöglichen nicht nur das Anzeigen von Dokumenten, sondern auch die Möglichkeit für den Leiter, die Kontrolle zu verlieren, damit die Teilnehmer gemeinsam an einem Brief, einer Tabelle oder einer Präsentation arbeiten können.
Mit den Nachrichtenfunktionen vieler Webkonferenzsysteme können Teilnehmer private Nachrichten an den Leiter senden, der diese entweder privat beantworten oder für die gesamte Gruppe zur Diskussion veröffentlichen kann. Mithilfe der Anwesenheitslisten für den Leiter und die Teilnehmer kann jeder sehen, wer gerade an der Konferenz teilnimmt, wann Personen teilnehmen und wie lange sich die Teilnehmer in der Webpräsentationssitzung befinden. Die Aufnahmefähigkeiten ermöglichen das Synchronisieren von Sprache und Bildern zu einer dauerhaften Aufzeichnung, die der Leiter zu einem späteren Zeitpunkt mit anderen teilen kann.
Webkonferenzen haben sich für viele Unternehmen und Organisationen jeder Größe als nützliches und kostengünstiges Tool erwiesen. Da das Produkt in den kommenden Jahren um zusätzliche Funktionen erweitert wird, bietet es zweifellos eine noch nützlichere Möglichkeit, mit Personen auf der ganzen Welt zu kommunizieren.