Wat is Web Conferencing?
Als een manier om visuele gegevens toe te voegen aan een audioconferentie, biedt webconferencing een relatief goedkope manier om een virtuele werkomgeving te creëren met personen in de stad of over de hele wereld. Hier zijn enkele basisprincipes over webconferentietechnologie, opties en toepassingen.
Webconferenties werden in de jaren negentig voor het eerst op de massamarkt geïntroduceerd als een begeleidende dienst voor audioconferenties. Voordien werd webconferencing als een premium-service beschouwd die alleen de meer welvarende bedrijven en organisaties konden gebruiken. Technologische vooruitgang in de late jaren tachtig maakte echter duidelijk dat internet een eenvoudige omgeving voor het delen van presentaties zou kunnen ondersteunen die een ideale manier zou zijn om, grafieken, werkbladen en andere gegevens met personen te delen terwijl nog steeds audioconferentiegesprekken voor de mondelinge communicatie worden gebruikt.
De eerste webconferenties waren sterk afhankelijk van het uploaden en cachen van een applicatie op de harde schijf van elke persoon die was gepland om deel te nemen aan een webvergadering. De upload bevat bestanden die tijdens de vergadering worden gebruikt. In feite zou de initiatiefnemer of de leider van de conferentie toegang hebben tot die bestanden tijdens de conferentie en de weergave ervan tijdens de vergadering regelen.
Veel personen hebben echter bezwaar gemaakt tegen deze aanpak, aangezien bedrijfseigen informatie nu op een aantal harde schijven was ondergebracht. De conferentieleider moest op de grote hoeveelheid van de aanwezigen vertrouwen om na de vergadering gevoelige bestanden van de harde schijf te verwijderen. Na verloop van tijd werd de technologie verbeterd om de bestanden automatisch te kunnen verwijderen zodra de conferentie voorbij was. Tot op de dag van vandaag zijn er nog steeds providers van webconferenties die van deelnemers eisen dat ze zich minstens dertig minuten voorafgaand aan live vergaderingen aanmelden en dit uploadproces doorlopen.
In de vroege jaren negentig ontstonden er alternatieve oplossingen voor webpresentaties. Eén type service was sterk afhankelijk van het gebruik van hulpmiddelen voor het maken van presentaties, zoals PowerPoint. Met dit type webconferenties uploadt de leider een diapresentatie naar de server van de webconferentieservice. De dia's werden omgezet in eenvoudige HTML-dia's en opgeslagen op de server van de provider. Met behulp van inloggegevens kon de leider zich aanmelden en een vergadering activeren, kiezen uit een lijst met opgeslagen presentaties om te delen met de aanwezigen. Deze aanpak sprak veel mensen aan die reisden en kon niet altijd achter zijn of haar eigen computer zitten om de vergadering te besturen. Zolang de presentatie vooraf was geüpload naar de webconferentieservice, zou elke computer met een internetverbinding en een mediaspeler voldoende zijn.
Voor bezoekers elimineerde deze nieuwere vorm van webconferenties het cachen van bestanden op hun harde schijven. Het enige wat ze nodig hadden om aanwezig te zijn, was een URL naar de inlogpagina en een toegangscode. Omdat de presentatie was geconverteerd naar eenvoudige HTML-dia's, hadden deelnemers niets anders nodig dan een mediaspeler om de presentaties te bekijken. Er was geen vroege aanmelding om iets te downloaden. Webconferenties werden voor iedereen een beetje schoner.
In de loop der jaren is web-computerconferenties gebruiksvriendelijker geworden, zelfs toen extra functies werden toegevoegd. Met audiostreaming kunnen aanwezigen naar de audio luisteren terwijl ze de presentaties vandaag bekijken. De meeste webconferentietools bieden tegenwoordig niet alleen de mogelijkheid om documenten te bekijken, maar ook om de leider in staat te stellen de controle uit handen te geven, zodat deelnemers samen aan een brief, spreadsheet of presentatie kunnen werken.
Met de berichtmogelijkheden op veel webconferentiesystemen kunnen bezoekers een privébericht sturen naar de leider, die mogelijk privé antwoordt of het bericht voor discussie aan de hele groep publiceert. Aanwezigheidsroosters voor zowel de leider als de aanwezigen stellen iedereen in staat om te zien wie er momenteel in de conferentie zit, wanneer personen deelnemen en hoe lang mensen aanwezig zijn in de webpresentatievergadering. Opnamemogelijkheden zorgen voor het synchroniseren van stem en beeldmateriaal in één permanent record dat de leider op een later tijdstip met anderen kan delen.
Webconferenties zijn een nuttig en kosteneffectief hulpmiddel gebleken voor veel bedrijven en organisaties van elke omvang. Omdat het product de komende jaren wordt uitgebreid met extra functies, zal het ongetwijfeld een nog nuttiger manier zijn om met personen over de hele wereld te communiceren.