Hva er nettkonferanse?

Som en måte å legge til visuelle data til en lydkonferanse, tilbyr nettkonferanser et relativt billig middel for å skape et virtuelt arbeidsmiljø med personer over hele byen eller over hele verden. Her er noen grunnleggende spørsmål om nettkonferanseteknologi, alternativer og applikasjoner.

Antatt som en følgesvennstjeneste for lydkonferansesamtaler kom nettkonferanser først på massemarkedet i løpet av 1990-tallet. Før den tid hadde webkonferanser blitt betraktet som en premiumtjeneste som bare de mer velstående selskapene og organisasjonene hadde råd til å bruke. Imidlertid gjorde teknologiske fremskritt på slutten av 1980-tallet det åpenbart at Internett kunne støtte et enkelt presentasjonsdelingsmiljø som ville være en ideell måte å dele, diagrammer, arbeidsark og andre data med personer mens de fremdeles bruker lydkonferansesamtaler for muntlig kommunikasjon.

De tidligste nettkonferansene stolte sterkt på å laste opp og hurtigbufring av en applikasjon på harddisken til hver person som var planlagt til å delta i et nettmøte. Opplastningen vil inneholde filer som vil bli brukt under møtet. I virkeligheten ville opphavsmannen eller lederen av konferansen få tilgang til filene under konferansen og kontrollere visningen av dem under møtet.

Imidlertid gjorde mange personer innvendinger mot denne tilnærmingen, da proprietær informasjon nå ble plassert på en rekke harddisker. Konferansieringslederen måtte stole på de fremmøttees storhetlighet for å slette sensitive filer fra harddisken etter møtet. Over tid ble teknologien forbedret for å tillate automatisk sletting av filene når konferansen var over. Til i dag er det fremdeles leverandører av webkonferanser som krever at deltakere skal logge seg på minst tretti minutter før live-møter og gå gjennom denne opplastingsprosessen.

I løpet av begynnelsen av 1990-tallet begynte alternative løsninger å presentere nettet. En type tjeneste stod sterkt på bruken av opprettingsverktøy for presentasjonsdeling, for eksempel PowerPoint. Med denne typen nettkonferanser vil lederen laste opp en lysbildefremvisning til serveren for nettkonferansetjenesten. Lysbildene ble konvertert til grunnleggende HTML-lysbilder og lagret på leverandørens server. Ved å bruke påloggingsinformasjon, kunne lederen logge seg på og aktivere et møte, ved å velge fra en liste over lagrede presentasjoner for å dele med de fremmøtte. Denne tilnærmingen hadde mye appell til personer som reiste og kunne ikke alltid være på sin egen datamaskin for å drive møtet. Så lenge presentasjonen hadde blitt lastet opp til nettkonferanse-tjenesten på forhånd, ville enhver datamaskin med en internettforbindelse og en mediaspiller være tilstrekkelig.

For deltakere eliminerte denne nyere formen for nettkonferanser hurtigbufring av filer på harddiskene deres. Alt som kreves for at de skulle delta var en URL til innloggingssiden og en passordkode. Siden presentasjonen ble konvertert til grunnleggende HTML-lysbilder, trengte ikke deltakerne noe annet enn en mediaspiller for å se presentasjonene. Det var ingen innlogging tidlig for å laste ned noe. Webkonferanser ble litt renere for alle.

Gjennom årene har konferanser på nettet blitt mer brukervennlig, selv om tilleggsfunksjoner ble lagt til. Lydstrømming lar deltakerne lytte til lyden når de ser presentasjonene i dag. De fleste nettkonferanseverktøy i dag tillater ikke bare dokumentvisning, men også muligheten for lederen til å gi fra seg kontroll slik at deltakerne kan jobbe med et brev, et regneark eller en presentasjon sammen.

Meldingsevner på mange nettkonferansesystemer tillater deltakere å sende privat melding til lederen, som kan svare privat eller publisere meldingen til hele gruppen for diskusjon. Oppmøterister både for lederen og de fremmøtte lar alle se hvem som for øyeblikket er på konferansen, når personer blir med, og hvor lenge folk er i nettpresentasjonsmøtet. Innspillingsevner muliggjør synkronisering av stemme og visuelle bilder til en permanent plate som lederen kan dele med andre på et senere tidspunkt.

Webkonferanser har vist seg å være et nyttig og kostnadseffektivt verktøy for mange bedrifter og organisasjoner i alle størrelser. Ettersom produktet er forbedret med flere funksjoner i årene som kommer, vil det uten tvil gi en enda mer nyttig måte å kommunisere med personer over hele verden.