Co je to systém správy dokumentů?
Systém správy dokumentů je program používaný k ukládání a ovládání dokumentů, které společnost používá. Před příchodem počítačů byl systém pro správu dokumentů jednoduše procesem podávání tištěných dokumentů společnosti, jako jsou objednávky nákupu, inženýrské změny a schémata, v systematickém pořadí usnadnění vyhledávání. Nejběžnějším typem systému správy dokumentů je také známý jako DMS také elektronický.
Systém pro správu dokumentů je počítačový program, který indexuje a ukládá záznamy společnosti. To umožňuje, aby informace předávaly elektronicky do jiných geografií, aniž by musely tisknout, poslat nebo fax. Podobně jako systémy pro správu obsahu, které se nejčastěji používají k ukládání postupů nebo pracovních příruček, systém pro správu dokumentů ukládá informace prostřednictvím elektronických obrázků, takže elektronické dokumenty lze přistupovat k mnoha zaměstnancům současně.
pro dokumenty, které nejsou zpočátku v elektronické podobě.SED převést papírovou kopii na elektronické obrázky. Elektronické obrázky jsou poté uloženy na počítači, dokud není potřeba. Další použití systému správy dokumentů jsou zabezpečení a dodržování předpisů.
Bezpečnostní funkce zahrnují ochranu hesel, přístup „pouze pro čtení“ a zotavení po katastrofě. Ochrana hesel se používá k zabránění neautorizovaným uživatelům v prohlížení důvěrných souborů. Většina systémů správy dokumentů umožňuje uživatelům nastavit profil a může být schopen zobrazit pouze soubory související s jejich profilem. Například uživatel zřízený pod profilem kupujícího by byl schopen zobrazit obrázky nákupních objednávek nebo cenových dohod, jakmile zadá své heslo, ale nemohl by zobrazit obrázky technické dokumentace, jako jsou mechanické výkresy.
Funkce „Access Access Funkce„ pouze pro čtení “umožňuje uživatelům zobrazit dokumenty, ale zabraňuje jakýmkoli úpravám. Tento typ přístupu je užitečný pro zaměstnance, kteří MAMusíte zkoumat údaje o projektech, ale nemají oprávnění provádět úpravy. Obnova po katastrofě je další důležitá, ale doufejme, že nikdy nepotřebovala funkci zabezpečení systémů správy dokumentů. Záložní soubory nebo počítače mimo pracoviště se obvykle používají tak, aby v případě požárů, povodňů nebo jiných typů přírodních katastrof byly všechny záznamy společnosti bezpečné.
Soulad je dalším aspektem většiny systémů správy dokumentů. Pro americké společnosti, zákon Sarbanes-Oxley nebo Sox, jak je často odkazován, vyžaduje dodržování předpisů za účelem zaznamenávání retenčních předpisů. Sox definuje, jaké typy záznamů je třeba uchovávat a jak dlouho. Společnosti jsou auditovány na dodržování předpisů a sankcí za to, že nezachovávají přesné a příslušné záznamy zahrnují pokuty a možné uvěznění. Použitím systému správy dokumentů mají společnosti záznamy v bezpečném a snadno přístupném místě.