Co je systém správy dokumentů?
Systém správy dokumentů je program používaný k ukládání a řízení dokumentů, které společnost používá. Před příchodem počítačů byl systém správy dokumentů jednoduše procesem ukládání firemních kopií dokumentů, jako jsou nákupní objednávky, technické změny a schémata, v systematickém pořadí, aby se usnadnilo vyhledávání. Nejznámějším typem systému správy dokumentů, který je dnes známý jako DMS, je elektronický systém.
Elektronický systém správy dokumentů je počítačový program, který indexuje a ukládá firemní záznamy. To umožňuje, aby informace předávaly elektronicky do jiných geografických oblastí, aniž by bylo nutné tisknout, posílat poštou nebo faxovat. Podobně jako systémy správy obsahu, které se nejčastěji používají k ukládání postupů nebo pracovních příruček, systém správy dokumentů ukládá informace prostřednictvím elektronických obrázků, takže k elektronickým dokumentům může přistupovat mnoho zaměstnanců současně.
U dokumentů, které nejsou zpočátku v elektronické podobě, se ke skenování papírové kopie na elektronické obrázky používá software pro skenování dokumentů. Elektronické obrázky jsou pak ukládány do počítače, dokud nejsou potřeba. Další využití pro systém správy dokumentů jsou zabezpečení a dodržování předpisů.
Mezi bezpečnostní funkce patří ochrana heslem, přístup pouze pro čtení a obnova po havárii. Ochrana heslem slouží k zabránění neoprávněným uživatelům v prohlížení důvěrných souborů. Většina systémů pro správu dokumentů umožňuje uživatelům nastavit si profil a zobrazit pouze soubory související s jejich profilem. Například uživatel zřízený pod profilem kupujícího by si mohl prohlížet obrázky objednávek nebo cenových dohod, jakmile zadal své heslo, ale nemohl by si prohlížet obrázky technické dokumentace, jako jsou mechanické výkresy.
Funkce zabezpečení přístupu pouze pro čtení umožňuje uživatelům prohlížet dokumenty, ale zabraňuje jakýmkoli změnám. Tento typ přístupu je užitečný pro zaměstnance, kteří mohou potřebovat zkoumat údaje o projektech, ale nemají oprávnění provádět změny. Obnova po katastrofě je další důležitý, ale snad nikdy potřebný bezpečnostní prvek systémů správy dokumentů. Záložní soubory nebo počítače mimo pracoviště se obvykle používají tak, aby v případě požárů, povodní nebo jiných typů přírodních katastrof byly všechny záznamy společnosti bezpečné.
Soulad je dalším aspektem většiny systémů správy dokumentů. U společností ve vlastnictví USA vyžaduje zákon Sarbanes-Oxley Act nebo SOX, jak se často zmiňuje, dodržování předpisů o uchovávání záznamů. SOX definuje, jaké typy záznamů je třeba uchovávat a na jak dlouho. Společnosti jsou kontrolovány z hlediska dodržování předpisů a sankcí za nevedení přesných a příslušných záznamů včetně pokut a možného uvěznění. Díky systému správy dokumentů mají společnosti záznamy na bezpečném a snadno přístupném místě.