Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?
Un sistema di gestione dei documenti è un programma utilizzato per archiviare e controllare i documenti utilizzati da un'azienda. Prima dell'avvento dei computer, un sistema di gestione dei documenti era semplicemente un processo di archiviazione di documenti cartacei di un'azienda, come ordini di acquisto, modifiche ingegneristiche e schemi, in un ordine sistematico per facilitare il recupero. Conosciuto anche come DMS, il tipo più comune di sistema di gestione dei documenti oggi è elettronico.
Un sistema elettronico di gestione dei documenti è un programma per computer che indicizza e memorizza i registri dell'azienda. Ciò consente alle informazioni di passare elettronicamente ad altre aree geografiche senza dover stampare, posta o fax. Simile ai sistemi di gestione dei contenuti che vengono spesso utilizzati per memorizzare procedure o manuali di lavoro, un sistema di gestione dei documenti memorizza le informazioni tramite immagini elettroniche in modo che i dipendenti possano accedere ai documenti elettronici contemporaneamente.
Per i documenti che non sono inizialmente in formato elettronico, il software di scansione di imaging dei documenti viene utilizzato per convertire la copia cartacea in immagini elettroniche. Le immagini elettroniche vengono quindi archiviate su un computer fino a quando non sono necessarie. Altri usi per un sistema di gestione dei documenti sono la sicurezza e la conformità.
Le funzioni di sicurezza includono la protezione con password, l'accesso "sola lettura" e il ripristino di emergenza. La protezione con password viene utilizzata per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare file riservati. La maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti consente agli utenti di essere configurati per profilo e di visualizzare solo i file relativi al proprio profilo. Ad esempio, un utente impostato sotto un profilo acquirente sarebbe in grado di visualizzare immagini di ordini di acquisto o accordi sui prezzi una volta immesso la password, ma non sarà in grado di visualizzare immagini di documentazione tecnica come disegni meccanici.
La funzione di sicurezza dell'accesso "sola lettura" consente agli utenti di visualizzare i documenti ma impedisce qualsiasi modifica. Questo tipo di accesso è utile per i dipendenti che potrebbero aver bisogno di ricercare dati per progetti ma non hanno l'autorità per apportare modifiche. Il ripristino di emergenza è un'altra importante funzionalità di sicurezza, che si spera non sia mai stata necessaria dei sistemi di gestione dei documenti. I file di backup o i computer fuori sede vengono generalmente utilizzati in modo che in caso di incendi, inondazioni o altri tipi di catastrofi naturali, tutti i registri dell'azienda siano al sicuro.
La conformità è un altro aspetto della maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti. Per le società di proprietà degli Stati Uniti, il Sarbanes-Oxley Act o SOX, come viene spesso indicato, richiede la conformità alle normative sulla conservazione dei dati. SOX definisce quali tipi di record devono essere conservati e per quanto tempo. Le società sono sottoposte a controllo di conformità e sanzioni per non tenere registri accurati e pertinenti che includono multe e possibile reclusione. Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, le aziende registrano in un luogo sicuro e di facile accesso.