¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos es un programa utilizado para almacenar y controlar los documentos que utiliza una empresa. Antes del advenimiento de las computadoras, un sistema de gestión de documentos era simplemente un proceso de presentación de documentos impresos de una empresa, como órdenes de compra, cambios de ingeniería y esquemas, en un orden sistemático para facilitar la recuperación. También conocido como DMS, el tipo más común de sistema de gestión de documentos hoy en día es el electrónico.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un programa informático que indexa y almacena registros de la empresa. Esto permite que la información pase electrónicamente a otras geografías sin tener que imprimir, enviar por correo o fax. Similar a los sistemas de gestión de contenido que se utilizan con mayor frecuencia para almacenar procedimientos o manuales de trabajo, un sistema de gestión de documentos almacena la información a través de imágenes electrónicas para que los documentos electrónicos puedan acceder a los documentos de manera simultánea.SED para convertir la copia en papel en imágenes electrónicas. Las imágenes electrónicas se almacenan en una computadora hasta que sea necesario. Otros usos para un sistema de gestión de documentos son la seguridad y el cumplimiento.
Las características de seguridad incluyen protección de contraseña, acceso "de solo lectura" y recuperación de desastres. La protección de la contraseña se utiliza para evitar que los usuarios no autorizados visiten archivos confidenciales. La mayoría de los sistemas de administración de documentos permiten a los usuarios configurar por perfil y solo pueden ver archivos relacionados con su perfil. Por ejemplo, un usuario configurado bajo un perfil del comprador podría ver imágenes de órdenes de compra o acuerdos de precios una vez que ingresara su contraseña, pero no podría ver imágenes de documentación de ingeniería, como dibujos mecánicos.
La función de seguridad de acceso "solo de lectura" permite a los usuarios ver documentos, pero evita cualquier modificación. Este tipo de acceso es útil para los empleados que MAY necesita investigar datos para proyectos, pero no tiene la autoridad para hacer modificaciones. La recuperación de desastres es otra característica de seguridad importante, pero con suerte, nunca se necesitaba de los sistemas de gestión de documentos. Los archivos de respaldo o las computadoras fuera del sitio generalmente se usan para que en el caso de incendios, inundaciones u otros tipos de desastres naturales, todos los registros de la compañía son seguros.
El cumplimiento es otro aspecto de la mayoría de los sistemas de gestión de documentos. Para las empresas de propiedad estadounidense, la Ley o Sox Sarbanes-Oxley, como a menudo se le hace referencia, requiere el cumplimiento de las regulaciones de retención de registros. SOX define qué tipos de registros deben mantenerse y por cuánto tiempo. Las empresas son auditadas para el cumplimiento y las sanciones por no mantener los registros precisos y pertinentes incluyen multas y posible encarcelamiento. Al utilizar un sistema de gestión de documentos, las empresas tienen registros en un lugar seguro y fácil de acceso.