Wat is een documentbeheersysteem?
Een documentbeheersysteem is een programma dat wordt gebruikt om de documenten op te slaan en te beheren die een bedrijf gebruikt. Vóór de komst van computers was een documentbeheersysteem gewoon een proces van het archiveren van papieren documenten van een bedrijf, zoals inkooporders, technische wijzigingen en schema's, in een systematische volgorde om het ophalen te vergemakkelijken. Ook bekend als DMS, is het meest voorkomende type documentbeheersysteem van vandaag elektronisch.
Een elektronisch documentbeheersysteem is een computerprogramma dat bedrijfsrecords indexeert en opslaat. Hierdoor kan informatie elektronisch worden doorgegeven aan andere regio's zonder te hoeven afdrukken, mailen of faxen. Vergelijkbaar met inhoudbeheersystemen die meestal worden gebruikt om procedures of werkhandleidingen op te slaan, slaat een documentbeheersysteem de informatie op via elektronische afbeeldingen zodat de elektronische documenten voor veel werknemers tegelijkertijd toegankelijk zijn.
Voor documenten die in eerste instantie niet in elektronische vorm zijn, wordt scansoftware voor documentafbeeldingen gebruikt om de papieren kopie om te zetten in elektronische afbeeldingen. De elektronische afbeeldingen worden vervolgens op een computer opgeslagen totdat ze nodig zijn. Andere toepassingen voor een documentbeheersysteem zijn beveiliging en compliance.
Beveiligingsfuncties zijn onder meer wachtwoordbeveiliging, alleen-lezen toegang en noodherstel. Wachtwoordbeveiliging wordt gebruikt om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers vertrouwelijke bestanden kunnen bekijken. Met de meeste documentbeheersystemen kunnen gebruikers per profiel worden ingesteld en kunnen alleen bestanden met betrekking tot hun profiel worden bekeken. Een gebruiker die is ingesteld onder een kopersprofiel zou bijvoorbeeld afbeeldingen van inkooporders of prijsafspraken kunnen zien nadat hij zijn wachtwoord heeft ingevoerd, maar zou geen afbeeldingen van technische documentatie zoals mechanische tekeningen kunnen bekijken.
De "alleen-lezen" toegangsbeveiligingsfunctie stelt gebruikers in staat om documenten te bekijken, maar voorkomt wijzigingen. Dit type toegang is nuttig voor werknemers die mogelijk gegevens voor projecten moeten onderzoeken, maar niet bevoegd zijn om wijzigingen aan te brengen. Noodherstel is een ander belangrijk, maar hopelijk nooit nodig beveiligingskenmerk van documentbeheersystemen. Back-upbestanden of off-site computers worden meestal gebruikt zodat in het geval van branden, overstromingen of andere soorten natuurrampen, alle bedrijfsgegevens veilig zijn.
Naleving is een ander aspect van de meeste documentbeheersystemen. Voor bedrijven die in Amerikaanse handen zijn, vereist de Sarbanes-Oxley Act of SOX, waarnaar vaak wordt verwezen, naleving van de bewaarvoorschriften. SOX definieert welke soorten records moeten worden bewaard en voor hoe lang. Bedrijven worden gecontroleerd op naleving en boetes voor het niet bijhouden van nauwkeurige en relevante registers omvatten boetes en mogelijke gevangenisstraf. Door een documentbeheersysteem te gebruiken, hebben bedrijven records op een veilige, gemakkelijk toegankelijke plaats.