Wat is een documentbeheersysteem?
Een documentbeheersysteem is een programma dat wordt gebruikt om de documenten op te slaan en te controleren die een bedrijf gebruikt. Vóór de komst van computers was een documentbeheersysteem gewoon een proces van het indienen van de papieren documenten van een bedrijf, zoals inkooporders, technische wijzigingen en schema's, in een systematische volgorde om het ophalen gemakkelijker te maken. Ook bekend als DMS, is het meest voorkomende type documentbeheersysteem dat tegenwoordig elektronisch is.
Een elektronisch documentbeheersysteem is een computerprogramma dat bedrijfsrecords indexeert en opslaat. Hierdoor kan informatie elektronisch doorgaan naar andere regio's zonder te hoeven afdrukken, mailen of fax. Net als bij contentbeheersystemen die meestal worden gebruikt om procedures of werkhandleidingen op te slaan, slaat een documentbeheersysteem de informatie op via elektronische afbeeldingen, zodat de elektronische documenten tegelijkertijd door veel werknemers kunnen worden toegankelijk.
Voor documenten die in eerste instantie niet in elektronische vorm zijn, is documentafbeeldingsscanningsoftware uSED om de papieren kopie om te zetten in elektronische afbeeldingen. De elektronische afbeeldingen worden vervolgens op een computer opgeslagen totdat ze nodig zijn. Ander gebruik voor een documentbeheersysteem zijn beveiliging en compliance.
Beveiligingsfuncties omvatten wachtwoordbeveiliging, "alleen-lezen" toegang en noodherstel. Wachtwoordbeveiliging wordt gebruikt om te voorkomen dat ongeautoriseerde gebruikers vertrouwelijke bestanden bekijken. Met de meeste documentbeheersystemen kunnen gebruikers worden ingesteld op profiel en alleen in staat zijn om bestanden met betrekking tot hun profiel te bekijken. Een gebruiker die onder een kopersprofiel is ingesteld, zou bijvoorbeeld afbeeldingen van inkooporders of prijsovereenkomsten kunnen bekijken zodra hij zijn wachtwoord heeft ingevoerd, maar niet in staat zou zijn om afbeeldingen van technische documentatie zoals mechanische tekeningen te bekijken.
Met de functie "alleen-lezen" Access Security kunnen gebruikers documenten bekijken, maar voorkomt het eventuele wijzigingen. Dit soort toegang is nuttig voor werknemers die maY moet gegevens onderzoeken voor projecten, maar hebben niet de bevoegdheid om wijzigingen aan te brengen. Rampherstel is een ander belangrijk, maar hopelijk nooit de beveiligingsfunctie van documentbeheersystemen nodig. Back-up bestanden of off-site computers worden meestal gebruikt, zodat in het geval van branden, overstromingen of andere soorten natuurrampen alle gegevens van het bedrijf veilig zijn.
Naleving is een ander aspect van de meeste documentbeheersystemen. Voor bedrijven in de VS, vereist de Sarbanes-Oxley Act of Sox zoals deze vaak wordt genoemd, naleving van het registreren van bewaarvoorschriften. Sox definieert welke soorten records moeten worden bewaard en hoe lang. Bedrijven worden gecontroleerd voor naleving en boetes voor het niet bijhouden van nauwkeurige en relevante gegevens omvatten boetes en mogelijke gevangenisstraf. Door een documentbeheersysteem te gebruiken, hebben bedrijven records op een veilige, gemakkelijk toegang tot plaats.